Quản lý vấn đề là gì?
Quản lý vấn đề là quá trình làm cho những người khác nhận thức được vấn đề và sau đó giải quyết vấn đề đó nhanh nhất có thể
Để hiểu điều này, hãy làm bài tập sau -
Có một số vấn đề điển hình trong dự án
Chiến lược
- Dự án đã hết ngân sách
- Thiếu hỗ trợ quản lý rõ ràng cho dự án
- Truyền thông dự án không hiệu quả
- Quy trình quản lý dự án không tuân theo tiêu chuẩn
Định nghĩa
- Mục tiêu dự án sai
- Phạm vi dự án không được xác định chính xác
- Yêu cầu dự án không rõ ràng
nguồn nhân lực
- Nhóm dự án thiếu kỹ năng để hoàn thành dự án
- Nhóm dự án quá lớn hoặc quá nhỏ và do đó khó quản lý
- Nhóm dự án được tổ chức kém. Họ không muốn làm việc như một Nhóm
- Thiếu thành viên có kỹ năng do nghỉ việc hoặc từ chức.
Lịch trình
- Tiến độ dự án quá chặt chẽ. Bạn không có đủ nhân lực để đáp ứng thời hạn.
- Dự án cần một số yếu tố đầu vào như vật liệu kiểm tra, công cụ phần mềm, vv… nhưng có sự chậm trễ trong việc giao hàng.
Tại sao vấn đề xảy ra?
Có rất nhiều lý do gây ra vấn đề. Hầu hết các nguyên nhân đều có lỗi của con người là nguyên nhân của chúng. Người quản lý kiểm thử, người lãnh đạo dự án phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự thất bại của dự án đó.
Dưới đây là một số sai lầm phổ biến gây ra sự cố
Khớp các nguồn lực với các dự án sai
Ngân hàng Guru99 là một dự án phức tạp và lớn. Bạn cần nhiều nhân sự có kỹ năng kiểm thử . Nhưng bạn đã chọn tài nguyên với các kỹ năng phát triển. Vấn đề sẽ là gì?
Các vấn đề sau có thể xảy ra
- Rất nhiều thời gian sẽ bị lãng phí vì các nhà phát triển không phải là người kiểm thử được đào tạo và sẽ cần phải học kiểm thử. Hạn chót có thể bị bỏ lỡ.
- Chất lượng của Thử nghiệm có thể bị ảnh hưởng.
Sự phù hợp của các nguồn lực với các dự án là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án và được xem như là một giai đoạn quan trọng để thành công của dự án. Việc phù hợp các nguồn lực với dự án phải đảm bảo các kỹ năng về nguồn lực có thể đạt được kỳ vọng của dự án.
Người quản lý dự án thiếu kỹ năng quản lý
Bạn được chỉ định làm Giám đốc kiểm tra của dự án Ngân hàng Guru99. Đó là một tin tốt, nhưng bạn chưa bao giờ quản lý một dự án nào trước đây. Bạn không có bất kỳ kinh nghiệm nào trong việc quản lý một dự án, nó có thể gây ra vấn đề lớn.
Kiểm soát một dự án đã khó và càng khó hơn nếu người quản lý dự án không có bất kỳ kinh nghiệm nào để quản lý tốt dự án. Kinh nghiệm điều hành các cuộc họp hiện trạng dự án, quản lý rủi ro và đối phó với các bên liên quan của dự án là rất quan trọng để phát triển và thực hiện thành công một dự án.
Tiến độ dự án
Tiến độ quá chặt chẽ hoặc lỏng lẻo là một trong những nguyên nhân làm cho tiến độ dự án bị chậm trễ, vượt mức. Tình huống này có thể phát sinh nếu người quản lý dự án đặt lịch trình thời gian không thực tế đối với các nhiệm vụ của dự án.
Đánh giá thấp
Biết ai là ai và bạn có thể làm gì. Sai lầm lớn mà Người quản lý kiểm thử mắc phải là anh ta nghĩ rằng có thể dễ dàng hoàn thành bất kỳ dự án nào. Bạn cần phải thực tế trong suy nghĩ của mình và đảm bảo rằng bạn không đánh giá thấp nhu cầu của mình ngay từ đầu.
Bỏ qua những vấn đề nhỏ
Một số vấn đề nhỏ ở hiện tại có thể trở nên tồi tệ hơn trong tương lai. Xem ví dụ sau:
Bỏ qua các vấn đề chỉ làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn, vì vậy bạn nên dành chỗ cho những vấn đề này và phát triển một giải pháp thiết thực, ngay cả những vấn đề này là nhỏ.
Không tuân theo quy trình
Quản lý kiểm tra là một quy trình lớn mà Người quản lý cần phải tuân thủ nghiêm ngặt. Không tuân theo quy trình có nghĩa là bạn phá vỡ quy tắc.
Có một quy trình phù hợp sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc và tổ chức và giảm nguy cơ các dự án gặp rủi ro
Không lắng nghe người khác
Bạn là Quản lý thử nghiệm của dự án; bạn có vị trí cao nhất trong Nhóm dự án. Nhưng bạn không thể làm bất cứ điều gì một mình; bạn cần Nhóm dự án của bạn.
Các thành viên trong nhóm có lẽ là người hiểu rõ nhất về những thách thức hoặc vấn đề sắp xảy ra với một dự án thông qua công việc hàng ngày của họ. Nếu Người quản lý thử nghiệm không lắng nghe lời khuyên của thành viên và không khuyến khích nhóm dự án của mình đưa ra đề xuất, cuối cùng anh ta có thể dẫn đến việc dự án thất bại.
Phương pháp tiếp cận quản lý vấn đề
Hãy bắt đầu chủ đề với kịch bản sau
Trong dự án Guru99 Bank, để lập Kế hoạch kiểm tra, bạn phải phân tích và làm rõ yêu cầu của khách hàng. Đây là một kịch bản
Trong trường hợp này, một vấn đề đã xảy ra. Nó đến từ khách hàng. Trong năm ngày, anh ta đã thay đổi yêu cầu 3 lần. Khách hàng hay thay đổi có thể là một rắc rối lớn vì anh ta không biết mình muốn gì, cho đến khi hoàn thành một giai đoạn nhất định.
Chủ đề này sẽ hiển thị cho bạn hướng dẫn từng bước để giải quyết vấn đề.
Ghi lại
Tại một số thời điểm trong quá trình dự án, những rủi ro mà bạn đã xác định trong các bước lập kế hoạch sẽ trở thành sự thật và bạn có một vấn đề. Bạn phải ghi lại bất kỳ sự kiện hoặc vấn đề nào đã xảy ra và đe dọa sự thành công của dự án của bạn
Trong nhiều dự án, các vấn đề có thể phát sinh ở giai đoạn đầu của dự án. Vì vậy, đó là một ý tưởng thông minh để phát hiện và thảo luận các vấn đề trong quá trình bắt đầu dự án .
Khi một vấn đề được xác định, bạn nên thực hiện hành động sau:
Ghi lại các vấn đề của dự án
Một trong những công cụ tốt nhất để ghi lại các vấn đề của dự án là nhật ký phát hành . Nhật ký sự cố sẽ giúp bạn tập trung vào việc tìm ra giải pháp cho một vấn đề.
Bạn có thể tự tạo nhật ký sự cố hoặc sử dụng mẫu nhật ký sự cố trong bài viết này làm tài liệu tham khảo.
Đặt mức độ ưu tiên
Đừng quên mức độ ưu tiên của vấn đề, bạn luôn chỉ định mức độ ưu tiên cho một vấn đề. Có ba mức độ ưu tiên của vấn đề thường được sử dụng
Bạn sẽ đặt mức độ ưu tiên nào cho vấn đề được đề cập trong các chủ đề trên? Bạn sẽ đặt mức độ ưu tiên nào cho vấn đề được đề cập ở trên (Yêu cầu thường xuyên thay đổi của khách hàng)?A) Quan trọngB) Chuyên ngành
C)
Sai nhỏ Sai chính xác
Nếu khách hàng không sửa chữa yêu cầu, TestManager không thể ước tính và tạo kế hoạch. Dự án không thể tiếp tục.
Đây là vấn đề nghiêm trọng và cần giải quyết ngay lập tức
Chỉ định chủ sở hữu các vấn đề
Giao vấn đề của dự án cho người phù hợp nhất để giải quyết. Người đó là người trong hoặc ngoài nhóm dự án. Tuy nhiên, nếu bạn giao việc đó, một người nào đó bên ngoài nhóm hãy đảm bảo rằng họ biết những gì họ đang tham gia!
Đối với vấn đề về Yêu cầu thay đổi khách hàng ở trên của chúng tôi, bạn có thể chọn một người có kỹ năng giao tiếp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Anh ta sẽ làm việc như một kỹ sư cầu nối để đàm phán với khách hàng, yêu cầu họ sửa chữa yêu cầu, để tiến hành dự án.
Theo dõi tình trạng vấn đề
Sau khi chỉ định chủ sở hữu của vấn đề, bạn phải kiểm tra nhật ký vấn đề và cập nhật trạng thái vấn đề thường xuyên. Các số liệu sau đây thể hiện loại rủi ro
Báo cáo
Ghi lại các vấn đề quan trọng của dự án trong báo cáo tiến độ thường xuyên (đánh dấu) của bạn và chuyển các vấn đề có mức độ ưu tiên cao lên ban dự án - thông tin liên lạc là chìa khóa.
Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp chủ yếu dựa vào báo cáo tình trạng vấn đề của dự án, đặc biệt nếu một dự án lớn và có nhiều bên liên quan.
Để giúp bạn tạo báo cáo của riêng mình, bạn có thể sử dụng hoặc sử dụng Mẫu Báo cáo Vấn đề Dự án trong bài viết này.
Kiểm soát các vấn đề của dự án
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát các vấn đề của dự án và nên xem xét cẩn thận các hoạt động sau
- Thừa nhận những người có thể có tác động đến việc giải quyết vấn đề.
- Dừng tất cả các hoạt động xung quanh các vấn đề và trước khi giải quyết vấn đề trước. Bạn là người quản lý dự án và kiểm soát tình hình, đừng vội vàng dự án trừ khi bạn giải quyết các vấn đề.
- Bây giờ hãy suy nghĩ kỹ về các câu hỏi sau cho từng vấn đề trong nhật ký
- Tạo một danh sách các hành động hoặc tùy chọn khả thi có thể mang lại sự đột phá mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó, thu hẹp danh sách của bạn và chọn những tùy chọn có nhiều khả năng giải quyết vấn đề nhất.
Không chính xác Đúng
Trong phần tử tương tác trên, bạn có thể sử dụng bất kỳ hành động nào để giải quyết vấn đề như A, B hoặc C. Nhưng trong một số trường hợp, chỉ sử dụng một tùy chọn có thể không đủ để giải quyết vấn đề hoàn toàn. Cách tốt nhất là kết hợp tất cả các tùy chọn.
Ví dụ: nếu bạn chọn tùy chọn A “Tổ chức cuộc họp với khách hàng để làm rõ và xác định yêu cầu càng sớm càng tốt”. Bạn sẽ làm gì nếu bạn và khách hàng của bạn không thể đưa ra yêu cầu cuối cùng sau cuộc họp như vậy? Bạn cần được cấp trên hỗ trợ nhiều hơn để đàm phán với khách hàng (Phương án B). Nếu khách hàng không chuyên nghiệp, họ thậm chí không biết chính xác yêu cầu của họ. Trong trường hợp đó, bạn nên đề xuất ý tưởng mới với khách hàng về yêu cầu sản phẩm.