Mua hàng là một thành phần của mô-đun SAP MM và quy trình của nó có thể được mô tả gần như trong sơ đồ dưới đây.
MRP (lập kế hoạch nguồn nguyên liệu) tạo ra đề xuất mua sắm và sau đó được chuyển đổi thành Yêu cầu mua hàng. Bước tiếp theo là chỉ định nguồn cho Yêu cầu mua hàng và phát hành Yêu cầu mua hàng. PR được chuyển đổi thành Đơn đặt hàng và khi nhận hàng, bạn có thể lập biên lai hóa đơn để hoàn tất quá trình mua hàng. Ngoài ra, thanh toán được xử lý (trong mô-đun FI).
Mua sắm không nhất thiết phải bắt đầu bởi MRP, nó có thể được bắt đầu bằng việc lập kế hoạch dựa trên tiêu dùng hoặc bằng cách tạo ra PR hoặc PO trực tiếp.
MRP là một chức năng của hệ thống để xác định các yêu cầu về nguyên liệu đối với cả nguyên liệu và mức BoM. BoM (Bill of Materials) là danh sách các thành phần và thành phần phụ mà một vật liệu bao gồm.
Một trong những tài liệu cơ bản đơn thuần trong Mua hàng trong SAP là yêu cầu mua hàng.
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động bởi hệ thống hoặc thủ công. Chúng có thể được chuyển đổi trong đơn đặt hàng nhưng chỉ khi được phát hành (phê duyệt yêu cầu mua hàng).
Chúng tôi sẽ đề cập đến một số chủ đề trong sách này có thể giúp hiểu và tạo ra yêu cầu mua hàng.
Phạm vi số trong yêu cầu mua hàng được yêu cầu giống như trong tài liệu khác, nhằm mục đích gán số tài liệu cho các tài liệu mới được tạo.
Sau đó, những phạm vi số này được gán cho các loại tài liệu khác nhau mà chúng tôi có thể xác định để sử dụng trong quá trình xử lý yêu cầu mua hàng.
Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến số theo dõi yêu cầu về cơ bản là một tổ hợp số / chữ cái có thể được chỉ định duy nhất cho nhiều tài liệu để theo dõi các yêu cầu quan trọng nhất định.
Bạn sẽ biết cách xác định nguồn hoạt động và tại sao nó hữu ích, cũng như cách nguồn này có thể được chỉ định cho tài liệu mua hàng của chúng tôi.
Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu cách xử lý yêu cầu mua hàng, từ khi tạo cho đến khi chuyển đổi thành đơn đặt hàng.
Phạm vi số lượng cho Yêu cầu mua hàng
Việc ấn định các phạm vi số lượng cho yêu cầu mua hàng hoạt động trên loại tài liệu. Một số phạm vi số khác nhau có thể được tạo và sau đó được chỉ định cho một loại yêu cầu mua cụ thể.
Điều này được thực hiện trong việc tùy chỉnh. Các loại tài liệu thu thập có thể có hai phạm vi số được chỉ định. Một phạm vi bên trong và một phạm vi bên ngoài được chỉ định cho mỗi loại tài liệu. Phạm vi số nội bộ đang được hệ thống tự động tăng và số bên ngoài được chỉ định theo cách thủ công.
Màn hình bên dưới thể hiện danh sách các phạm vi số lượng yêu cầu mua hàng.
Từ số là số đầu tiên trong phạm vi, Số đến là số cuối cùng có sẵn cùng với số hiện tại là số được gán cuối cùng cho một tài liệu.
Ngoài ra, có một hộp kiểm cho biết đây có phải là phạm vi số bên ngoài hay không.
Ví dụ: phạm vi số nội bộ có thể được xác định là phạm vi từ 20000000 đến 30000000, trong trường hợp này, các tài liệu thuộc loại tài liệu được gán khoảng này sẽ được đánh số bắt đầu từ 20000001 và sẽ được tăng thêm 1 cho mỗi tài liệu mới được tạo. Con số cuối cùng có sẵn cho khoảng thời gian này sẽ là 30000000 và nếu tài liệu của bạn lấp đầy toàn bộ phạm vi số, nó phải được mở rộng. Nó sẽ hiếm khi xảy ra vì nó có nghĩa là bạn sẽ có 10 triệu tài liệu trưng cầu mua hàng.
Định nghĩa loại tài liệu
Định nghĩa loại tài liệu là một hành động xác định các loại tài liệu khác nhau cho một yêu cầu mua hàng. Nó hữu ích trong việc nhóm các yêu cầu mua hàng và xác định việc sử dụng nó một cách chi tiết hơn. Ví dụ, chúng tôi có thể có PR tiêu chuẩn, hợp đồng phụ và chuyển nhượng cổ phiếu. Mỗi loại tài liệu phù hợp với một nhu cầu đặc biệt và được cấu hình để sử dụng theo cách đó.
Trong định nghĩa loại tài liệu, bạn có thể xác định một số tùy chọn. Khoảng số (nội bộ và bên ngoài), khoảng thời gian mục, phím chọn trường, chỉ báo kiểm soát, chỉ báo phát hành tổng thể (xác định nếu tất cả các mục trong PR được phát hành đồng thời hoặc riêng lẻ).
Loại tài liệu Mua hàng Chuẩn trong SAP được định nghĩa trong tất cả các cài đặt là NB.
Số theo dõi yêu cầu
Số này được sử dụng để theo dõi các yêu cầu cụ thể. Nó có thể được nhập trong quá trình tạo yêu cầu mua hàng và được sao chép vào tài liệu đơn đặt hàng. Nó được duy trì ở cấp độ mục và các mục có thể được chọn theo số này trong một số báo cáo như MELB .
- Thực hiện giao dịch MELB .
- Nhấp vào nút Chọn .
Khi bạn nhấp vào Tiếp tục , bạn sẽ trở lại màn hình lựa chọn ban đầu… Bạn cũng có nhiều tùy chọn lựa chọn và nên chọn những tùy chọn phù hợp nhất để thu hẹp tìm kiếm.
- Nhập (các) số theo dõi yêu cầu.
- Hành hình.
Bạn sẽ được trình bày một danh sách các tài liệu có chứa số theo dõi.
Xác định nguồn
Xác định nguồn hỗ trợ việc tìm kiếm nguồn phù hợp nhất cho một yêu cầu, ví dụ, nó có thể đề xuất thỏa thuận phác thảo nào, nguồn mua sắm nội bộ nào (nhà máy) hoặc nhà cung cấp nào có thể được sử dụng để đặt hàng nguyên vật liệu cụ thể tại thời điểm nhất định.
Xác định nguồn lấy nhiều dữ liệu khác nhau làm tham số cho quá trình xác định thực tế. Chúng bao gồm Thỏa thuận phác thảo, Bản ghi thông tin mua hàng, Nhà máy trong công ty của chúng tôi, Sắp xếp hạn ngạch, Danh sách nguồn hàng.
Tất cả điều này được tính đến trong khi xác định nguồn tốt nhất có thể cho một yêu cầu.
Kiểm tra đầu tiên được thực hiện thông qua Sắp xếp hạn ngạch , trong đó hệ thống xác định xem có nguồn phù hợp với sự sắp xếp hạn ngạch liên quan cho nguyên liệu hay không và nếu tìm thấy nguồn phù hợp, nó sẽ được chọn và việc tìm kiếm nguồn bổ sung sẽ bị hủy bỏ.
Nếu không, hệ thống sẽ tính đến danh sách nguồn và tìm kiếm các nguồn hợp lệ ở đó. Một danh sách nguồn bao gồm các bản ghi cố định và bị chặn. Hồ sơ cố định dành cho các nhà cung cấp cố định cho vật liệu cụ thể có giá trị trong một thời gian nhất định. Bản ghi bị chặn không thể được sử dụng làm nguồn khi chúng ở trạng thái này.
Cuối cùng hệ thống tra cứu thỏa thuận phác thảo và hồ sơ thông tin cho các nguồn đáng tin cậy và chỉ định cho họ yêu cầu. Bạn đã thấy trong bài học trước đây là bản ghi thông tin mua hàng và thỏa thuận phác thảo là một thỏa thuận hoặc hợp đồng lập lịch trình cũng được sử dụng trong quá trình xác định nguồn làm thông tin đầu vào.
Để sử dụng xác định nguồn, bạn cần đánh dấu vào hộp kiểm Xác định Nguồn trên màn hình ban đầu yêu cầu pruchase.
Chỉ định nguồn
Hệ thống có thể thực hiện gán nguồn nền hoặc nền trước.
Nếu tìm kiếm được thực hiện ở chế độ nền trước và nhiều hơn một nguồn hợp lệ được tìm thấy, danh sách lựa chọn sẽ xuất hiện từ đó người dùng nên chọn nguồn thích hợp. Nếu chỉ tìm thấy một nguồn phù hợp, nó sẽ được gán tự động.
Nếu tìm kiếm được thực hiện ở chế độ nền, một nguồn duy nhất phải được xác định và để đạt được điều đó, hệ thống sẽ thực hiện các chức năng khác nhau trong tra cứu.
Ví dụ: các thỏa thuận phác thảo có mức độ ưu tiên so với nguồn ghi thông tin mua hàng và trong trường hợp xung đột, nguồn thỏa thuận phác thảo sẽ được chọn.
Nếu nhiều hơn một nguồn hợp lệ được tìm thấy trong các thỏa thuận phác thảo, nguồn hợp lệ duy nhất sẽ là nguồn dành cho nhà cung cấp thông thường và nếu không có bản ghi nào dành cho nhà cung cấp thông thường, thì nguồn sẽ phải được xác định theo cách thủ công.
Bạn có thể thấy hai nguồn được cung cấp bởi hệ thống, từ đó chúng tôi phải chọn thủ công tốt hơn.
