Sẽ có lúc bạn được yêu cầu phân tích một lượng lớn dữ liệu và đưa ra các báo cáo dễ đọc và dễ hiểu. Bảng tổng hợp cho phép chúng tôi phân tích dữ liệu đó và tạo báo cáo đáp ứng các yêu cầu báo cáo kinh doanh của chúng tôi.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến các chủ đề sau;
- Bảng Pivot là gì?
- Hướng dẫn từng bước về cách tạo bảng tổng hợp
- Bảng tổng hợp 2 chiều
- Trực quan hóa dữ liệu bảng tổng hợp bằng cách sử dụng biểu đồ
Bảng Pivot là gì?
Bảng tổng hợp là bản tóm tắt của tập dữ liệu lớn thường bao gồm tổng số liệu, trung bình, tối thiểu, tối đa, v.v. giả sử bạn có dữ liệu bán hàng cho các khu vực khác nhau, với bảng tổng hợp, bạn có thể tóm tắt dữ liệu theo khu vực và tìm doanh số trung bình trên mỗi khu vực, doanh số tối đa và tối thiểu cho mỗi khu vực, v.v. Các bảng tổng hợp cho phép chúng tôi phân tích, tóm tắt và chỉ hiển thị dữ liệu có liên quan trong các báo cáo của mình.
Hướng dẫn từng bước về cách tạo bảng tổng hợp
Hình ảnh dưới đây cho thấy dữ liệu bán hàng mẫu được đối chiếu từ cơ sở dữ liệu truy cập gió Bắc.
Bạn có thể tải xuống dữ liệu Excel mẫu tại đây.
Tải xuống tệp dữ liệu Excel ở trên
Như bạn có thể thấy từ hình trên, bảng tính của chúng tôi chứa rất nhiều dữ liệu. Giả sử chúng tôi muốn tạo một bản tóm tắt về khách hàng, nhóm tất cả các đơn đặt hàng của họ theo sản phẩm và hiển thị số lượng, đơn giá và tổng phụ cho tất cả các giao dịch.
- Mở tệp Excel mà bạn đã tải xuống
- Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng
- Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau
- Nhấp vào nút chọn bảng / phạm vi như trong hình trên
- Bạn sẽ nhận được cửa sổ nhỏ sau
- Nhấp vào địa chỉ ô A1
- Nhấn Ctrl + A trên bàn phím để chọn tất cả các ô dữ liệu
- Cửa sổ nhỏ của bạn được hiển thị bây giờ xuất hiện như sau
- Nhấp vào nút Đóng để quay lại cửa sổ tùy chọn
- Bấm vào nút OK
- Chọn các trường sau
- Tên công ty
- tên sản phẩm
- UnitPrice
- Định lượng
- Tổng phụ
- Bảng tính của bạn bây giờ sẽ trông như sau
- Lưu ý dữ liệu trên đã được nhóm theo tên công ty khách hàng, tên sản phẩm, đơn giá, tổng số lượng và tổng các tổng phụ.
- Lưu ý nút thả xuống bên cạnh Nhãn hàng. Nút này cho phép chúng tôi sắp xếp / lọc dữ liệu của mình. Giả sử chúng ta chỉ quan tâm đến Alfreds Futterkiste
- Nhấp vào danh sách thả xuống Nhãn hàng như hình dưới đây
- Xóa dấu tích khỏi (Chọn tất cả)
- Chọn Alfreds Futterkiste
- Bấm vào nút OK
- Bạn sẽ nhận được dữ liệu sau
Bảng tổng hợp 2 chiều
Bảng tổng hợp hai chiều là bảng có các trường trên cả hàng và cột. Giả sử chúng tôi muốn liệt kê tên nhân viên dưới dạng hàng và sử dụng các cột để đại diện cho tên khách hàng và điền vào các ô có tổng doanh số.
- Kích hoạt Bảng dữ liệu bán hàng
- Nhấp vào tab CHÈN
- Nhấp vào nút Pivot Chart & Table
- Chọn tất cả dữ liệu. Excel bây giờ sẽ nhớ phạm vi trước đó, vì vậy bạn chỉ cần nhấp vào nút OK
- Một trang tính mới sẽ được tạo bằng các công cụ bảng tổng hợp
- Chọn các trường như thể hiện trong hình ảnh bên dưới
Bảng tổng hợp của bạn bây giờ sẽ trông như sau
Trực quan hóa dữ liệu bảng tổng hợp bằng cách sử dụng biểu đồ
Với Excel 2013, bạn không cần phải tạo biểu đồ theo cách thủ công. Excel sẽ tạo các biểu đồ cho bạn khi bạn tạo bảng tổng hợp, thay đổi các hàm tổng hợp, áp dụng bộ lọc, v.v.
Biểu đồ dưới đây được tạo tự động cho chúng tôi từ bài tập biểu đồ xoay đơn giản chỉ lọc dữ liệu cho Alfreds Futterkiste.
Tóm lược
Bảng tổng hợp và biểu đồ cho phép chúng tôi tóm tắt và phân tích các tập dữ liệu lớn. Chúng tôi có thể sử dụng các hàm tổng hợp như SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE, v.v ... các biểu đồ được excel tự động tạo và cập nhật cho chúng tôi khi chúng tôi làm việc với dữ liệu.