Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tạo một hệ thống điểm bán hàng đơn giản cho một cửa hàng bán lẻ hư cấu. Hệ thống sẽ được sử dụng bởi nhân viên vận hành để ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày, nhân viên chiến thuật cũng sẽ sử dụng hệ thống để theo dõi hoạt động hiện tại của cửa hàng bán lẻ.
Hệ thống sẽ có khả năng xuất dữ liệu ra excel. Excel sẽ được sử dụng như một công cụ hệ thống hỗ trợ quyết định để phân tích dữ liệu. Dữ liệu trong Excel cũng có thể được kết hợp với dữ liệu từ các nguồn khác.
Các thành phần MIS của cửa hàng bán lẻ
1. Thủ tục kinh doanh
Các thủ tục kinh doanh xác định cách thức thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Hệ thống điểm bán hàng sẽ được sử dụng để ghi nhận doanh thu hàng ngày.
Danh sách sau đây phác thảo các hoạt động cần thực hiện khi khách hàng mua một mặt hàng
- Khách hàng xuất trình các mặt hàng cần mua bằng tiền mặt cho đến khi
- Thu ngân tìm kiếm trên hệ thống mặt hàng đã trình bày trong hệ thống để lấy giá
- Thu ngân nhập số lượng mặt hàng đã mua và hệ thống tính tổng chi phí. Quá trình này được lặp lại cho tất cả các mặt hàng đã mua
- Nếu nhân viên thu ngân thêm sai một mặt hàng hoặc số lượng mặt hàng vào hệ thống, họ sẽ có thể loại bỏ nó nếu khoản thanh toán chưa được đăng. Nếu thanh toán đã được đăng, nhân viên thu ngân sẽ không thể xóa bất kỳ thứ gì.
- Sau khi xác minh tổng hóa đơn của khách hàng, hệ thống sẽ cho phép thu ngân đăng phiếu thanh toán của khách hàng và in phiếu thu cho khách hàng.
2 người
Người dùng sẽ sử dụng hệ thống sẽ là thủ quỹ, kế toán và người dùng kiểm soát hàng tồn kho. Tất cả người dùng phải là máy tính theo đúng nghĩa đen và được đào tạo về cách sử dụng hệ thống điểm bán hàng.
3. Phần cứng
Hệ thống điểm bán hàng sẽ Microsoft Access làm công cụ cơ sở dữ liệu. Quyền truy cập của Microsoft là một công cụ cơ sở dữ liệu độc lập và như vậy, hệ thống sẽ được chạy trên một máy tính duy nhất. Máy tính được sử dụng sẽ cần phải có các thông số kỹ thuật sau.
- RAM tối thiểu 1GB
- Không gian lưu trữ trống tối thiểu 10GB trên ổ đĩa cục bộ nơi chứa cơ sở dữ liệu
- Máy tính phải chạy hệ điều hành dựa trên windows với ít nhất windows XP trở lên
- Tốc độ bộ xử lý tối thiểu phải là 1GHz
4. Phần mềm
Máy tính sẽ được sử dụng với hệ thống phải có các thông số kỹ thuật tối thiểu sau đây.
- Hệ điều hành dựa trên Microsoft
- Microsoft Office Suite (Cụ thể là Microsoft Word và Microsoft Access)
5. Dữ liệu
Các giao dịch kinh doanh hàng ngày sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Từ điển Cơ sở dữ liệu Điểm bán hàng
Từ điển cơ sở dữ liệu mô tả các trường cơ sở dữ liệu, những gì chúng làm và kiểu dữ liệu.
Phần sau mô tả các bảng mà chúng tôi sẽ có trong cơ sở dữ liệu của mình. Vì đơn giản, chúng tôi sẽ giữ số lượng bảng chỉ là bốn (4).
Bảng sản phẩm
| S / N | Tên trường | Loại dữ liệu | Sự miêu tả |
|---|---|---|---|
| 1 | Tôi | Số | Ghi lại khóa chính |
| 2 | Tên sản phẩm | Chuỗi | Tên của sản phẩm |
| 3 | Giá bán | Số | Giá của sản phẩm |
| 4 | Quantity_at_hand | Số | Số lượng có sẵn trong tay vào bất kỳ thời điểm nào |
| 5 | Recommended_supplier_id | Số | Khóa ngoại liên kết đến bảng nhà cung cấp |
Bảng khách hàng
| S / N | Tên trường | Loại dữ liệu | Sự miêu tả |
|---|---|---|---|
| 1 | Tôi | Số | Ghi lại khóa chính |
| 2 | Tên khách hàng | Chuỗi | Tên của khách hàng |
| 3 | Total_purchases | Số | Giá trị tích lũy của tổng doanh số bán hàng cho một khách hàng cụ thể |
Bảng nhà cung cấp
| S / N | Tên trường | Loại dữ liệu | Sự miêu tả |
|---|---|---|---|
| 1 | Tôi | Số | Ghi lại khóa chính |
| 2 | Tên đệm | Chuỗi | Tên của khách hàng |
| 3 | Số liên lạc | Số | Số điện thoại liên hệ của nhà cung cấp |
| 4 | Địa chỉ email | Chuỗi | Địa chỉ email của nhà cung cấp |
Bảng bán hàng
| S / N | Tên trường | Loại dữ liệu | Sự miêu tả |
|---|---|---|---|
| 1 | Tôi | Số | Ghi lại khóa chính |
| 2 | ID khách hàng | Số | Mã định danh duy nhất của khách hàng |
| 3 | Ngày Giao dịch | Ngày | Ngày giao dịch được ghi lại |
| 4 | Số tiền_đã trả | Số | Tổng số tiền mua |
| 5 | Đã thanh toán | Boolean | Trường Boolean cho biết liệu khách hàng đã thanh toán hay chưa |
Bảng chi tiết bán hàng
| S / N | Tên trường | Loại dữ liệu | Sự miêu tả |
|---|---|---|---|
| 1 | Tôi | Số | Ghi lại khóa chính |
| 2 | sales_id | Số | Mã định danh duy nhất của khách hàng |
| 3 | ID sản phẩm | Ngày | Ngày giao dịch được ghi lại |
| 4 | định lượng | Số | Tổng số tiền mua |
| 5 | Đã thanh toán | Boolean | Trường Boolean cho biết liệu khách hàng đã thanh toán hay chưa |
Sơ đồ mối quan hệ thực thể cơ sở dữ liệu điểm bán hàng
Biểu đồ mối quan hệ thực thể cho thấy mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Bảng sau đây mô tả mối quan hệ giữa các bảng cơ sở dữ liệu
| S / N | Mối quan hệ | Sơ cấp | Khóa ngoại | Bản chất mối quan hệ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sản phẩm để bán hàng | Id trong sản phẩm | Product_id trong bán hàng | 1 đến nhiều |
| 2 | Bán hàng cho khách hàng | Id trong khách hàng | Customer_id trong bán hàng | Nhiều nhiều |
| 3 | Sản phẩm cho nhà cung cấp | Id trong nhà cung cấp | Recommended_supplier_id trong sản phẩm | Nhiều đến 1 |
Hình ảnh sau đây cho thấy mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.
Cách một giao dịch được xử lý trong hệ thống
- Hệ thống lấy tất cả hồ sơ khách hàng từ bảng khách hàng và điền vào combo thả xuống
- Nhân viên thu ngân nhấp vào nút giao dịch mới. Thao tác này tạo một bản ghi mới trong bảng bán hàng và tạo một id giao dịch.
- Hệ thống lấy tất cả các sản phẩm từ bảng sản phẩm và điền vào combo thả xuống
- Nhân viên thu ngân chọn một sản phẩm từ danh sách thả xuống. Hệ thống giữ id sản phẩm và giá cho mặt hàng hiện tại.
- Thu ngân nhập số lượng mua. Hệ thống tính tổng phụ dựa trên giá đã lưu trữ và số lượng đã nhập. Quá trình này được lặp lại cho đến khi tất cả các sản phẩm đã được đưa vào hệ thống.
- Thu ngân nhập số tiền mà khách hàng đã thanh toán. Hệ thống sẽ tính toán sự thay đổi nếu khách hàng trả nhiều hơn giá.
- Thu ngân bấm vào nút thanh toán sau. Hệ thống cập nhật;
- số lượng sản phẩm có sẵn trong bảng sản phẩm
- cập nhật trường số tiền đã thanh toán và đánh dấu giao dịch là đã thanh toán trong bảng bán hàng
- cập nhật trường tổng số mua hàng trong bảng khách hàng
Điểm bán hàng Ảnh chụp màn hình giao diện người dùng đồ họa
Cửa sổ chính của hệ thống - đây là điểm vào hệ thống. Nó cho phép người dùng nhập dữ liệu, xử lý giao dịch, in báo cáo và xuất dữ liệu bán hàng sang Excel để phân tích thêm.
Ở đây chúng tôi đã trình bày các cửa sổ nhập dữ liệu khác nhau được sử dụng trong POS, để cung cấp một cái nhìn tổng quan về trường được điền trong khi thực hiện giao dịch.
Cửa sổ Điểm bán hàng được nhân viên thu ngân sử dụng tại điểm thu ngân
Giao diện người dùng được thiết kế theo cách hướng dẫn nhân viên thu ngân các bước liên quan đến việc đăng giao dịch mua hàng thành công.
Cửa sổ nhập dữ liệu khách hàng
Cửa sổ nhập dữ liệu sản phẩm
Tóm lược
Hướng dẫn này chỉ cho bạn các bước thực tế liên quan đến việc phát triển hệ thống thông tin và giải thích một nguyên mẫu của hệ thống POS (điểm bán hàng). Hệ thống đã được phát triển bằng cách sử dụng Visual Basic for Applications (VBA) trong Microsoft Access.
- Kế tiếp