Tính lương là một quá trình để tính tiền lương và tiền công của nhân viên lâu dài và tạm thời của một tổ chức. Tính toán tiền lương xem xét sự tham gia của một nhân viên, tiền thưởng, làm thêm giờ, các quy định về thuế và các thông tin khác để tạo ra phiếu lương của nhân viên đó. Bảng lương có thể chạy hàng ngày, hàng tuần, hai tuần, hàng tháng tùy thuộc vào chu kỳ tiền lương của tổ chức.
Lưu đồ sau đây mô tả quy trình trả lương SAP HR cùng với trạng thái của hồ sơ kiểm soát trong mỗi giai đoạn.
Bảng lương đã phát hành:
- Ở giai đoạn này, Bản ghi Kiểm soát Bảng lương được đặt thành "Phát hành cho Bảng lương".
- Dữ liệu Nhân sự Chính trong quá khứ và hiện tại bị khóa đối với những nhân viên cụ thể đó. Tuy nhiên, các thay đổi ngày trong tương lai đối với dữ liệu chính được cho phép trong hệ thống SAP của bạn.
- Nếu bảng lương được giải phóng từ giai đoạn "Thoát", hệ thống sẽ chuyển sang kỳ tính lương tiếp theo, tăng số khoảng thời gian trả lương lên 1 trong Biên bản kiểm soát bảng lương (ví dụ: từ giai đoạn 01/2008 đến 02/2008).
Bắt đầu tính lương:
- Bạn thực hiện chạy bảng lương cho một khu vực tính lương, trong khoảng thời gian trả lương được xác định trong Bản ghi kiểm soát bảng lương.
- Nếu sai sót xảy ra, bạn sẽ nhận được danh sách nhân viên bị từ chối trong quá trình chạy bảng lương. Hệ thống đã lưu trữ các nhân viên bị từ chối trong quá trình chạy bảng lương trong một thứ gọi là "Matchcode W".
Đính chính:
- Ở giai đoạn này, Biên bản Kiểm soát Biên chế được đặt thành "Đã phát hành để sửa".
- Dữ liệu nhân sự tổng thể trong quá khứ và hiện tại cho những nhân viên cụ thể đó hiện đã được mở khóa để chỉnh sửa.
- Bạn nên sửa chữa phù hợp để khắc phục những sai sót trong bảng lương.
- Khi bạn đã thực hiện các chỉnh sửa thích hợp, bạn cần Giải phóng Bảng lương và Bắt đầu Bảng lương bằng Matchcode W , sẽ chỉ chọn những nhân viên đã bị từ chối trong lần chạy bảng lương trước đó.
- Bạn có thể luân chuyển giữa các giai đoạn "Sửa chữa" và "Bảng lương đã phát hành" nhiều lần nếu cần.
Thoát bảng lương:
- Ở giai đoạn này, Bản ghi Kiểm soát Bảng lương được đặt thành Thoát Bảng lương .
- Dữ liệu nhân sự tổng thể trong quá khứ và hiện tại cho những nhân viên cụ thể đó hiện đã được mở khóa trong hệ thống SAP của bạn.
- Việc chạy bảng lương được kết thúc trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn không thể đi ngược lại kết quả trả lương.
Khu vực tính lương
- Thông thường, một tổ chức có nhiều loại nhân viên được trả ở các tần suất trả lương khác nhau. Ví dụ, nhân viên cổ xanh được trả lương hàng tuần, nhân viên cổ trắng được trả lương hàng tháng, nhân viên bán thời gian thường được trả lương hai tuần một lần.
- Khu vực tính lương nhóm các nhân viên lại với nhau trên cùng một tần suất chạy bảng lương (nửa tháng, hàng tháng, v.v.).
- Khi thực hiện một bảng lương cho một khu vực biên chế cụ thể, tất cả các nhân viên thuộc bảng lương đó đều được xử lý. Điều này tránh nhu cầu trả lương riêng lẻ cho những nhân viên được trả cùng tần suất
Các kỳ trả lương
- Hồ sơ về bảng lương chạy cho các tháng trước đó của một nhân viên luôn được lưu trữ cho các mục đích thuế, kiểm toán và truy thu. Giả sử tháng hiện tại là tháng 10 năm 2010 và bạn muốn tham khảo kết quả tính lương của tháng 1 năm 2010 cho một nhân viên được trả lương theo tháng. Nó chắc chắn là dễ dàng để tìm kiếm dữ liệu này. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên được trả lương 9 ngày một lần và bạn muốn biết phiếu lương thứ 16 của anh ta, cho năm tài chính hiện tại, trông như thế nào. Làm thế nào để bạn tiếp tục tìm kiếm dữ liệu này? Bất tiện phải không? Chà, Nhập thời gian trả lương.
- Khoảng thời gian trả lương thể hiện khoảng thời gian mà bảng lương thông thường được chạy.
- Nó được xác định bằng số kỳ và năm trả lương.
- Thời hạn trả lương bao gồm một "ngày bắt đầu", một "ngày kết thúc". Trong ví dụ trên, giai đoạn 01 cho khu vực trả lương xx có ngày bắt đầu 01/01 và ngày kết thúc 01/31
- Đối với mỗi khu vực biên chế, thời hạn trả lương được tạo cho các năm hiện tại và tương lai.
- Khi tạo kỳ tính lương, số kỳ phụ thuộc vào tham số kỳ (nửa tháng, hàng tháng, v.v.) và ngày bắt đầu năm tài chính. Ví dụ: đối với các quốc gia có năm tài chính bắt đầu vào tháng 4, kỳ tính lương "01 2010" thể hiện thời hạn trả lương cho tháng 4 năm 2010.
Ngày thanh toán:
- Đó là ngày lương được ghi có vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.
- Ngày trả lương khác nhau giữa các tổ chức. Một số trả lương vào ngày cuối cùng của tháng, một số công ty trả lương tháng trước vào ngày 10 của tháng hiện tại.
