Kiểm kê Vật lý là gì?
Kiểm kê vật chất là một quá trình xác định rằng số lượng hàng tồn kho là chính xác hoặc nếu có sự khác biệt về số lượng được đề cập trên thực tế và số lượng được đề cập trong hệ thống SAP. Về cơ bản, sau khi bạn hoàn thành việc kiểm kê vật chất, hệ thống và mức tồn kho vật lý của bạn phải giống nhau.
Nó là bắt buộc vì lý do pháp lý, và trong hầu hết các trường hợp, nó được tiến hành mỗi năm một lần.
Để đơn giản hóa quy trình, hãy kiểm tra sơ đồ dưới đây, đây là những bước phổ biến nhất để thực hiện kiểm kê vật chất (không chỉ trong SAP ERP).
Bên cạnh các lý do pháp lý, việc có số lượng hàng chính xác trong hệ thống khớp với lượng hàng tồn kho là vô cùng hữu ích. Ban giám đốc có thể có thông tin chính xác về giá trị của nguyên vật liệu trong kho. ATP để bán hàng là chính xác. MRP được thực hiện bằng cách sử dụng các thông số đầu vào chính xác (số lượng nguyên vật liệu dự trữ).
Không có mức dự trữ chính xác trong hệ thống có nghĩa là hoàn toàn ngược lại. Ban lãnh đạo có bức tranh sai lầm về khía cạnh tài chính của cổ phiếu đang sở hữu. ATP sử dụng dữ liệu sai (doanh số bán hàng có thể không bán được thứ gì đó trong kho nhưng không tồn tại trong hệ thống hoặc hệ thống có thể cho phép bán thứ gì đó không có trong kho). MRP không chính xác (lập kế hoạch sản xuất và các quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu khác có thể gặp vấn đề lớn vì chúng được yêu cầu tính toán nhu cầu sản xuất / thu mua dựa trên lượng hàng dự trữ và một số thông tin khác).
Bây giờ bạn thấy rằng việc có một mức dự trữ chính xác và rõ ràng là vô cùng quan trọng đối với rất nhiều quy trình trong một công ty. Bây giờ bạn sẽ thấy cách kiểm kê vật lý được thực hiện trong mô-đun MM.
Các loại hàng tồn kho thực tế
Các quy trình kiểm kê vật chất sau có thể được sử dụng trong hệ thống SAP:
- Kiểm kê định kỳ
- Hàng tồn kho liên tục
- Đếm chu kỳ
- Lấy mẫu hàng tồn kho
Kiểm kê định kỳ Hầu hết thời gian các công ty sử dụng loại kiểm kê này. Trong hầu hết các trường hợp, nó được thực hiện mỗi năm một lần và loại kiểm kê này được gọi là kiểm kê vật chất hàng năm. Điều đó có nghĩa là kho nguyên vật liệu được tính mỗi năm một lần. Hầu hết vào thời điểm cuối năm hoặc sau khi mùa vụ kết thúc (trong các ngành thời vụ).
Kiểm kê liên tục Tất cả nguyên vật liệu được tính vào một thời điểm nào đó trong năm, nhưng có thể được chỉ định vào bất kỳ ngày nào. Vì vậy, chúng ta có thể đếm một số tài liệu vào tháng Hai, những tài liệu khác vào tháng Tư, v.v. Một vật liệu duy nhất có thể được tính vào một ngày duy nhất. Loại hàng tồn kho này chủ yếu được sử dụng trong các kho dựa trên quản lý kho, nhưng nó cũng có thể được thực hiện trong quản lý hàng tồn kho.
Đếm theo chu kỳ Loại hàng tồn kho này cho phép chúng ta đặt khoảng thời gian định kỳ cho hàng tồn kho vật chất ở cấp độ nguyên liệu. Vì vậy, vật liệu chuyển động nhanh và có giá trị cao có thể được tính bốn lần một năm trong khi vật liệu chuyển động chậm và có giá trị thấp có thể được tính một năm một lần. Chỉ báo cho điều này được đặt trong nguyên liệu tổng thể trong Chế độ xem 1 Nhà máy / Vị trí Lưu trữ, tại hiện trường
CC vật lý. Số tiền Ind . Lấy mẫu hàng tồn kho Chỉ một số nguyên vật liệu được chọn ngẫu nhiên được tính vào ngày then chốt của bảng cân đối kế toán và nếu những nguyên liệu đó có sự khác biệt đủ nhỏ, thì những nguyên liệu khác cũng có thể được coi là có mức tồn kho chính xác. Không thực sự được sử dụng thường xuyên, vì nó về cơ bản là một giá trị gần đúng, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể được sử dụng nếu vật liệu và cấu trúc nhà kho ngụ ý điều đó.
Chúng ta sẽ khám phá phương án kiểm kê hàng năm phổ biến nhất trong chủ đề sau.
Tạo tài liệu kiểm kê vật lý
Quy trình sau đây có thể được sử dụng để tạo và xử lý tài liệu kiểm kê thực tế.
Bước 1)
- Thực hiện giao dịch MI01 .
- Nhập ngày tài liệu và ngày dự kiến để đếm (để mặc định cho ngày hôm nay).
- Nhập Nhà máy / Vị trí lưu trữ / Chỉ số kho đặc biệt.
- Chọn nếu bạn muốn Chặn đăng (nếu có khả năng ai đó sẽ đăng trong khi kiểm kê thực tế đang diễn ra, hãy bật tính năng này - cấp vật liệu), Cố định khoảng không quảng cáo sách (số dư tồn kho sách hiện tại sẽ được ghi lại trong tài liệu kiểm kê thực tế nếu tùy chọn này được bật), và nếu bạn muốn đếm số lô bằng cờ xóa (tự giải thích). Nhấn ENTER .
Bước 2)
- Nhập (các) số vật liệu bạn muốn đưa vào tài liệu kiểm kê vật chất này.
- Lưu dữ liệu giao dịch.
Bạn sẽ được thông báo về số tài liệu kiểm kê vật lý mới được tạo.
Bước 3)
Bước tùy chọn.
- Thực hiện giao dịch MI02 để thực hiện các thay đổi đối với tài liệu (nếu cần).
- Nhấp đúp vào mục nếu bạn muốn kiểm tra xem việc đếm đã được thực hiện chưa.ž
- Nếu bạn cần xóa tài liệu, bạn có thể đặt chỉ báo xóa.
Bước 4)
Bước tùy chọn.
- Bạn có thể thấy trong cấp độ vật phẩm mà tài liệu của chúng tôi chưa được tính.
Bước 5)
Bước tùy chọn.
- Ở cấp độ tiêu đề, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trong quá trình tạo tài liệu kiểm kê thực tế.
Bây giờ bạn đã hoàn tất việc tạo (và thay đổi tài liệu kiểm kê vật lý). Bạn có thể hiển thị tài liệu với mã giao dịch MI03 .
Nhập kết quả đếm
Trong chủ đề sau, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể nhập kết quả đếm trong tài liệu kiểm kê vật lý.
Quá trình này khá dễ dàng, nhưng nó cần phải được thực hiện chính xác vì lỗi khi nhập kết quả đếm sẽ dẫn đến số dư hàng tồn kho kém sau này. Vì vậy, có nhu cầu cao là cả quá trình đếm cũng như quá trình nhập đều phải chính xác.
Bước 1)
- Thực hiện mã giao dịch MI04.
- Nhập số tài liệu vật lý và năm tài chính.
- Nhập ngày đếm nếu nó khác với ngày được đề xuất.
- Nhập phần trăm phương sai. Điều này có nghĩa rằng nếu bạn có 100 chiếc trên cổ phiếu trước khi quá trình kiểm kê vật lý, và bạn nhập 107 mảnh như là kết quả tính toán, bạn sẽ được thông báo bằng một thông điệp cảnh báo về sự chênh lệch giữa số lượng cổ phiếu trước và quantity.Press tính ENTER .
Bước 2)
- Nhập số lượng được tính cho vật liệu này.
- Nhấn nút Enter.
Bạn sẽ được thông báo rằng có sự chênh lệch số lượng 20 chiếc, nếu bạn không nhập sai số lượng, bạn có thể bỏ qua cảnh báo bằng cách nhấn ENTER. Nếu bạn nhập sai số lượng, bạn có thể sửa lại mục nhập (trong trường hợp của tôi là 124 chiếc) và nhấn ENTER lần nữa.
Nếu bạn nhận được thông điệp cảnh báo, và bạn nghĩ rằng có thể là một sai lầm trong quá trình tính toán, bạn có thể kể lại chi tiết mục một lần nữa và sửa kết quả (kiểm tra MI05 mã giao dịch, và MI11 nếu cần thiết).
Sau khi tôi đã sửa mục nhập của mình thành 124 chiếc, tôi sẽ lưu dữ liệu giao dịch .
Đăng sự khác biệt
Sau khi bạn có thể đã thống kê và nhập lại thông tin số lượng cho các vật liệu có vấn đề, bạn có thể đăng sự khác biệt bằng cách sử dụng giao dịch MI07 .
Bước 1)
- Thực hiện giao dịch MI07 .
- Nhập khoảng không quảng cáo thực tế và năm tài chính của bạn.
- Nhập ngày đăng. Việc đăng hàng sẽ được thực hiện theo ngày này. Một số công ty sử dụng 31.12. Trong bản kiểm kê vật chất hàng năm là ngày cuối cùng của năm tài chính.
- Bạn có thể sử dụng giá trị ngưỡng để nhập giá trị chênh lệch tối đa cho phép bằng nội tệ. Nếu bạn không muốn giới hạn, hãy để trống trường này. Để làm được điều này, nguyên vật liệu cần phải có giá tiêu chuẩn hoặc giá biến đổi được duy trì.
- Nhấn ENTER .
Bước 2)
- Bạn có thể thấy số lượng khác biệt. Điều này có nghĩa là chúng tôi đã tìm thấy nhiều hơn 4 mảnh so với những gì đã được nêu trước đó trong hệ thống.
- Giá trị không được hiển thị vì bộ phận kiểm soát / kế toán của chúng tôi chưa đưa ra giá cho vật liệu này. Điều này cần được thực hiện trong môi trường sản xuất. Bạn không thể đăng chênh lệch 4 phần với giá trị tương ứng là 0,00 Eur.
Chúng tôi có thể thấy rằng việc đăng của chúng tôi được thực hiện bằng cách tạo tài liệu tài liệu kết quả 4900547510 .
Bước 3)
Không bắt buộc.
Chúng ta có thể kiểm tra tài liệu tài liệu trong MB03 .
- Chúng ta có thể thấy số lượng 4 chiếc trong tài liệu tư liệu.
- Loại chuyển động được sử dụng để nhận hàng từ việc đăng chênh lệch hàng tồn kho thực tế là 701.
Điều này có nghĩa là 4 mảnh được thêm vào kho.
Để tham khảo các kiểu chuyển động tiêu chuẩn, được sử dụng để kiểm kê vật chất, hãy xem bảng dưới đây.
- 701 - Nhận hàng cho kho không hạn chế
- 702 - Vấn đề hàng hóa đối với kho không hạn chế
- 703 - Phiếu nhập kho kiểm tra chất lượng hàng hóa
- 704 - Vấn đề hàng hóa để kiểm tra chất lượng kho
- 707 - Biên nhận hàng hóa cho kho bị phong tỏa
- 708 - Vấn đề về hàng hóa đối với kho bị phong tỏa
Bạn đã hoàn thành với hàng tồn kho thực tế. Bây giờ bạn có thể tiếp tục với các hoạt động kho hàng thông thường.