Trong hướng dẫn Microsoft Excel này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kiến thức cơ bản về Microsoft Exel. Những ghi chú Microsoft Excel này sẽ giúp bạn tìm hiểu mọi khái niệm MS Excel. Hãy bắt đầu với phần giới thiệu:
Microsoft Excel là gì?
Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số và thống kê. Microsoft Excel cung cấp nhiều tính năng để thực hiện các hoạt động khác nhau như tính toán, bảng tổng hợp, công cụ đồ thị, lập trình macro, v.v. Nó tương thích với nhiều hệ điều hành như Windows, macOS, Android và iOS.
Bảng tính Excel có thể hiểu là một tập hợp các cột và các hàng tạo thành một bảng. Các chữ cái trong bảng chữ cái thường được gán cho các cột và các số thường được gán cho các hàng. Điểm mà một cột và một hàng gặp nhau được gọi là một ô. Địa chỉ của một ô được cung cấp bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho một hàng.
Tại sao tôi nên học Microsoft Excel?
Tất cả chúng ta đều đối phó với những con số theo cách này hay cách khác. Tất cả chúng ta đều có các chi phí hàng ngày mà chúng ta phải trả từ thu nhập hàng tháng mà chúng ta kiếm được. Để chi tiêu một cách khôn ngoan, họ sẽ cần biết thu nhập của mình so với chi tiêu. Microsoft Excel rất hữu ích khi chúng ta muốn ghi lại, phân tích và lưu trữ dữ liệu số như vậy. Hãy minh họa điều này bằng hình ảnh sau đây.
Tôi có thể tải Microsoft Excel ở đâu?
Có một số cách để bạn có thể tải Microsoft Excel. Bạn có thể mua nó từ một cửa hàng máy tính phần cứng cũng bán phần mềm. Microsoft Excel là một phần của bộ chương trình Microsoft Office. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống từ trang web của Microsoft nhưng bạn sẽ phải mua khóa cấp phép.
Trong hướng dẫn Microsoft Excel này, chúng tôi sẽ đề cập đến các chủ đề sau về MS Excel.
- Làm thế nào để mở Microsoft Excel?
- Hiểu ruy-băng
- Hiểu trang tính
- Tùy chỉnh Môi trường Microsoft Excel
- Các phím tắt quan trọng trong Excel
Làm thế nào để mở Microsoft Excel?
Chạy Excel không khác với chạy bất kỳ chương trình Windows nào khác. Nếu bạn đang chạy Windows với GUI như (Windows XP, Vista và 7), hãy làm theo các bước sau.
- Bấm vào menu bắt đầu
- Trỏ đến tất cả các chương trình
- Trỏ đến Microsoft Excel
- Nhấp vào Microsoft Excel
Ngoài ra, bạn cũng có thể mở nó từ menu bắt đầu nếu nó đã được thêm vào đó. Bạn cũng có thể mở nó từ lối tắt trên màn hình nếu bạn đã tạo.
Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ làm việc với Windows 8.1 và Microsoft Excel 2013. Hãy làm theo các bước sau để chạy Excel trên Windows 8.1
- Bấm vào menu bắt đầu
- Tìm kiếm Excel NB ngay cả trước khi bạn nhập, tất cả các chương trình bắt đầu với những gì bạn đã nhập sẽ được liệt kê.
- Nhấp vào Microsoft Excel
Hình ảnh sau đây hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này
Hiểu ruy-băng
Ruy-băng cung cấp các phím tắt cho các lệnh trong Excel. Lệnh là một hành động mà người dùng thực hiện. Ví dụ về lệnh đang tạo tài liệu mới, in tài liệu, v.v. Hình ảnh bên dưới cho thấy dải băng được sử dụng trong Excel 2013.
Các thành phần ruy-băng được giải thích
Nút khởi động ruy-băng - nó được sử dụng để truy cập các lệnh, tức là tạo tài liệu mới, lưu công việc hiện có, in, truy cập các tùy chọn để tùy chỉnh Excel, v.v.
Các tab ruy-băng - các tab được sử dụng để nhóm các lệnh tương tự lại với nhau. Tab trang chủ được sử dụng cho các lệnh cơ bản như định dạng dữ liệu để làm cho dữ liệu dễ trình bày hơn, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong bảng tính.
Thanh Ribbon - các thanh được sử dụng để nhóm các lệnh tương tự lại với nhau. Ví dụ: thanh ribbon Alignment được sử dụng để nhóm tất cả các lệnh được sử dụng để căn chỉnh dữ liệu với nhau.
Hiểu trang tính (Hàng và Cột, Trang tính, Sổ làm việc)
Trang tính là một tập hợp các hàng và cột . Khi một hàng và một cột gặp nhau, chúng tạo thành một ô. Các ô được sử dụng để ghi dữ liệu. Mỗi ô được xác định duy nhất bằng cách sử dụng một địa chỉ ô. Các cột thường được gắn nhãn bằng chữ cái trong khi các hàng thường là số.
Sổ làm việc là một tập hợp các trang tính . Theo mặc định, sổ làm việc có ba ô trong Excel. Bạn có thể xóa hoặc thêm nhiều trang khác cho phù hợp với yêu cầu của mình. Theo mặc định, các trang tính được đặt tên là Sheet1, Sheet2, v.v. Bạn có thể đổi tên trang tính thành những tên có ý nghĩa hơn, chẳng hạn như Chi phí hàng ngày, Ngân sách hàng tháng, v.v.
Tùy chỉnh Môi trường Microsoft Excel
Cá nhân tôi thích màu đen, vì vậy chủ đề excel của tôi trông hơi đen. Màu sắc yêu thích của bạn có thể là màu xanh lam và bạn cũng có thể làm cho màu chủ đề của mình trông giống như màu xanh lam. Nếu bạn không phải là một lập trình viên, bạn có thể không muốn bao gồm các tab ribbon, tức là nhà phát triển. Tất cả điều này được thực hiện thông qua các tùy chỉnh. Trong phần phụ này, chúng ta sẽ xem xét;
- Tùy chỉnh dải băng
- Đặt chủ đề màu sắc
- Cài đặt cho công thức
- Cài đặt kiểm lỗi
- Lưu các thiết lập
Tùy chỉnh dải băng
Hình ảnh trên cho thấy ruy-băng mặc định trong Excel 2013. Hãy bắt đầu với việc tuỳ chỉnh ruy-băng, giả sử bạn không muốn thấy một số tab trên ruy-băng hoặc bạn muốn thêm một số tab bị thiếu, chẳng hạn như tab nhà phát triển. Bạn có thể sử dụng cửa sổ tùy chọn để đạt được điều này.
- Nhấp vào nút bắt đầu dải băng
- Chọn các tùy chọn từ menu thả xuống. Bạn sẽ có thể thấy một cửa sổ hộp thoại Tùy chọn Excel
- Chọn tùy chọn ruy-băng tùy chỉnh từ bảng điều khiển bên trái như hình dưới đây
- Ở phía bên phải của bạn, xóa dấu kiểm khỏi các tab mà bạn không muốn thấy trên ruy-băng. Đối với ví dụ này, chúng tôi đã loại bỏ tab Bố cục Trang, Đánh giá và Chế độ xem.
- Nhấp vào nút "OK" khi bạn hoàn tất.
Ruy-băng của bạn sẽ trông như sau
Thêm các tab tùy chỉnh vào ruy-băng
Bạn cũng có thể thêm tab của riêng mình, đặt tên tùy chỉnh và gán lệnh cho nó. Hãy thêm một tab vào ruy-băng với văn bản Guru99
- Nhấp chuột phải vào ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng. Cửa sổ hội thoại hiển thị ở trên sẽ xuất hiện
- Nhấp vào nút tab mới như minh họa trong hình ảnh động bên dưới
- Chọn tab mới tạo
- Nhấp vào nút Đổi tên
- Đặt tên cho nó là Guru99
- Chọn Nhóm mới (Tùy chỉnh) trong tab Guru99 như được hiển thị trong hình ảnh bên dưới
- Bấm vào nút Đổi tên và đặt cho nó một cái tên là Lệnh của tôi
- Bây giờ hãy thêm lệnh vào thanh ribbon của tôi
- Các lệnh được liệt kê trên bảng điều khiển ở giữa
- Chọn lệnh Tất cả các loại biểu đồ và nhấp vào nút Thêm
- Bấm vào OK
Ruy-băng của bạn sẽ trông như sau
Đặt chủ đề màu sắc
Để đặt chủ đề màu cho trang tính Excel của bạn, bạn phải đi tới ruy-băng Excel và nhấp vào lệnh à Tệp àOption. Nó sẽ mở ra một cửa sổ mà bạn phải làm theo các bước sau.
- Tab chung trên bảng điều khiển bên trái sẽ được chọn theo mặc định.
- Tìm bảng phối màu trong Tùy chọn chung để làm việc với Excel
- Nhấp vào danh sách thả xuống bảng phối màu và chọn màu mong muốn
- Bấm vào nút OK
Cài đặt cho công thức
Tùy chọn này cho phép bạn xác định cách Excel hoạt động khi bạn đang làm việc với các công thức . Bạn có thể sử dụng nó để đặt các tùy chọn tức là tự động hoàn thành khi nhập công thức, thay đổi kiểu tham chiếu ô và sử dụng số cho cả cột và hàng cũng như các tùy chọn khác.
Nếu bạn muốn kích hoạt một tùy chọn, hãy nhấp vào hộp kiểm của nó. Nếu bạn muốn hủy kích hoạt một tùy chọn, hãy xóa dấu khỏi hộp kiểm. Bạn có thể tùy chọn này từ cửa sổ hộp thoại Tùy chọn trong tab công thức từ bảng điều khiển bên trái
Cài đặt kiểm lỗi
Tùy chọn này thao tác với văn bản đã nhập được nhập vào excel . Nó cho phép đặt các tùy chọn như ngôn ngữ từ điển sẽ được sử dụng khi kiểm tra lỗi chính tả, đề xuất từ từ điển, v.v. Bạn có thể tùy chọn này từ cửa sổ hội thoại tùy chọn dưới tab soát lỗi từ bảng điều khiển bên trái
Lưu các thiết lập
Tùy chọn này cho phép bạn xác định các định dạng file mặc định khi lưu file, cho phép phục hồi tự động trong trường hợp máy tính của bạn tắt trước khi bạn có thể lưu lại công việc của bạn, vv . Bạn có thể sử dụng tùy chọn này từ cửa sổ hộp thoại Tùy chọn trong tab lưu từ bảng điều khiển bên trái
Các phím tắt quan trọng trong Excel
| Ctrl + P | được sử dụng để mở cửa sổ hội thoại in |
| Ctrl + N | tạo một sổ làm việc mới |
| Ctrl + S | lưu sổ làm việc hiện tại |
| Ctrl + C | sao chép nội dung của lựa chọn hiện tại |
| Ctrl + V | dán dữ liệu từ khay nhớ tạm |
| SHIFT + F3 | hiển thị cửa sổ hộp thoại chèn chức năng |
| SHIFT + F11 | Tạo một trang tính mới |
| F2 | Kiểm tra công thức và phạm vi ô được bao phủ |
Các phương pháp hay nhất khi làm việc với Microsoft Excel
- Lưu các sổ làm việc có lưu ý đến khả năng tương thích ngược. Nếu bạn không sử dụng các tính năng mới nhất trong các phiên bản Excel cao hơn, bạn nên lưu tệp của mình ở định dạng 2003 * .xls để tương thích ngược
- Sử dụng tên mô tả cho các cột và trang tính trong sổ làm việc
- Tránh làm việc với các công thức phức tạp với nhiều biến . Cố gắng chia chúng thành các kết quả nhỏ được quản lý mà bạn có thể sử dụng để xây dựng
- Sử dụng các hàm tích hợp bất cứ khi nào bạn có thể thay vì viết công thức của riêng bạn
Tóm lược
- Giới thiệu MS Excel: Microsoft Excel là một chương trình bảng tính mạnh mẽ được sử dụng để ghi lại, thao tác, lưu trữ dữ liệu số và nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với sở thích của bạn
- Ruy-băng được sử dụng để truy cập các lệnh khác nhau trong Excel
- Cửa sổ hội thoại tùy chọn cho phép bạn tùy chỉnh một số mục, chẳng hạn như dải băng, công thức, hiệu đính, lưu, v.v.