Vòng đời dự án là gì?
Vòng đời dự án là một chuỗi các hoạt động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án. Các dự án có thể có các kích thước và mức độ khó khăn khác nhau, nhưng, bất kể quy mô: lớn hay nhỏ, có thể là tất cả các dự án có thể được ánh xạ đến cấu trúc vòng đời nhất định. Vòng đời này của dự án bao gồm bốn giai đoạn-
- Giai đoạn bắt đầu
- Giai đoạn lập kế hoạch
- Giai đoạn thực hiện
- Giám sát, Kiểm soát & Giai đoạn Kết thúc
Đầu tiên chúng ta sẽ xem xét Giai đoạn Khởi đầu
Giai đoạn bắt đầu dự án
Giai đoạn bắt đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Mục đích của giai đoạn bắt đầu dự án là xác định những gì dự án sẽ đạt được.
Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính
- Xây dựng Điều lệ Dự án và
- Xác định các bên liên quan
Tất cả các thông tin liên quan đến dự án được nhập vào Điều lệ dự án và Sổ đăng ký các bên liên quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án chính thức được ủy quyền.
Điều lệ dự án
Điều lệ dự án xác định các yếu tố chính của dự án
- Mục đích của dự án
- Các ràng buộc của dự án và các câu lệnh vấn đề
- Chỉ định người quản lý dự án
- Danh sách các bên liên quan
- Kế hoạch và ngân sách cấp cao
- Các mốc quan trọng
- Phê duyệt
Tài liệu này cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của tổ chức vì lợi ích của dự án. Để tạo điều lệ dự án, các yếu tố đầu vào cần có sẽ là yếu tố môi trường doanh nghiệp, trường hợp kinh doanh, các thỏa thuận, tuyên bố dự án về công việc và tài sản quy trình tổ chức.
Xác định các bên liên quan
Một bên liên quan có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của dự án. Để ghi lại thông tin về bên liên quan, một Sổ đăng ký bên liên quan được sử dụng.
Sổ đăng ký các bên liên quan sẽ có thông tin như
- Loại bên liên quan
- Kỳ vọng của các bên liên quan
- Vai trò trong dự án (Nhà phân tích kinh doanh, Kiến trúc sư kỹ thuật, Giám đốc khách hàng)
- Chức vụ (Giám đốc, Trưởng nhóm Kinh doanh, v.v.)
- Loại liên lạc (hàng tuần / hàng tháng)
- Ảnh hưởng đến dự án (Một phần / Hỗ trợ / Gây ảnh hưởng)
Các hoạt động khác liên quan đến nhóm quá trình khởi tạo là:
- Phân công người quản lý dự án
- Xác định nhu cầu, kỳ vọng và yêu cầu cấp cao của các bên liên quan
- Xác định các tiêu chí thành công của dự án
- Xác định ngân sách cụ thể cho giai đoạn cụ thể
- Đảm bảo rằng dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức
Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án được sử dụng làm đầu vào cho các nhóm phát triển khác như nhóm quy trình lập kế hoạch.
Giai đoạn lập kế hoạch dự án
Giai đoạn Lập kế hoạch dự án bao gồm khoảng 50% của toàn bộ quá trình. Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi của dự án cũng như mục tiêu của dự án. Nó bắt đầu với các đầu ra của giai đoạn bắt đầu (điều lệ, tuyên bố phạm vi sơ bộ và người quản lý dự án). Đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch đóng vai trò là đầu vào cho giai đoạn thực hiện.
Các khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch là
- Giai đoạn lập kế hoạch không nên được thực hiện trước khi kế hoạch ban đầu của bạn kết thúc
- Cho đến khi quá trình thực thi không bắt đầu, bạn không nên ngừng sửa đổi kế hoạch
Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Đối với bất kỳ dự án thành công nào, WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là rất quan trọng. Sau đây là các bước để tạo WBS.
- Tiến hành động não để liệt kê tất cả các nhiệm vụ
- Thu hút sự tham gia của toàn bộ nhóm của bạn để động não
- Viết ra cây cấu trúc của nhiệm vụ còn được gọi là WBS (cấu trúc phân tích công việc)
- Phân tích sâu hơn WBS hàng đầu của bạn thành một tập hợp các hoạt động có thứ bậc, ví dụ: danh mục, tiểu mục, v.v. Ví dụ: phần cứng, phần mềm, học viên, nhóm quản lý, v.v.
- Xác định cách ghi các mục vào WBS của bạn
- Hỏi người khác - đó có thể là chuyên gia, nhân sự có kinh nghiệm, v.v.
- Mức độ chi tiết - bạn nên có nhiệm vụ chi tiết như thế nào? Việc ước tính chi phí và thời gian cho mức độ chi tiết cao hơn rất khó trong khi đối với mức độ chi tiết thấp hơn, nó sẽ bị sa lầy với thông tin quá chi tiết
- Độ chi tiết phải ở mức phù hợp, không quá cao hoặc không quá thấp
Lập kế hoạch quản lý lịch trình
Lập kế hoạch Lập kế hoạch là quá trình thiết lập thủ tục, chính sách và tài liệu để lập kế hoạch, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án. Các yếu tố đầu vào trong các hoạt động này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Điều lệ dự án
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra của Quản lý lịch trình lập kế hoạch bao gồm
- Lập kế hoạch quản lý
Xác định các hoạt động
Xác định Hoạt động là thủ tục ghi lại và xác định các hành động cụ thể cần thực hiện để tạo ra các sản phẩm dự án.
Trong các hoạt động xác định, mỗi gói công việc được chia thành các hoạt động lịch trình làm việc riêng lẻ. Các yếu tố đầu vào của các hoạt động xác định bao gồm
- Lập kế hoạch quản lý
- Đường cơ sở phạm vi
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi đầu ra của các hoạt động này là
- Danh sách hoạt động
- Thuộc tính hoạt động
- Danh sách cột mốc
Hoạt động theo trình tự
Các hoạt động theo trình tự không là gì khác ngoài việc tổ chức hợp lý đầu ra của "các hoạt động xác định". Nó xác định thứ tự các hoạt động cần được thực hiện.
Đầu ra chính từ quá trình hoạt động trình tự là "Sơ đồ mạng".
Sơ đồ mạng không có gì khác ngoài việc đăng nhiệm vụ lên bảng theo thứ tự hợp lý.
Ví dụ, bạn muốn bắt đầu kinh doanh ở nước ngoài, danh sách các hoạt động của bạn sẽ như thế nào và trình tự cần thực hiện là gì?
Bạn sẽ thực hiện các hoạt động theo thứ tự này
- Chọn một quốc gia
- Xin giấy phép kinh doanh
- Thuê người quản lý
- Mua tài sản
- Mua đồ nội thất, v.v.
- Khai trương doanh nghiệp
Ước tính tài nguyên hoạt động
Giai đoạn này giải thích quá trình ước tính nỗ lực làm việc và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Yếu tố khác phải được xem xét trong giai đoạn này là sự sẵn có của các nguồn lực.
Trong khi ước tính các nguồn lực, nên tập trung vào con đường dài nhất của kế hoạch (Con đường quan trọng), con đường này sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn.
Bạn phải ước tính tài nguyên cho hai nhiệm vụ
- Nhiệm vụ quan trọng
- Nhiệm vụ nổi
Đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng của bạn được ước tính chính xác (thời gian hoàn thành).
Có năm đầu vào được sử dụng để ước tính các nguồn lực hoạt động
- Lập kế hoạch quản lý
- Danh sách hoạt động
- Lịch tài nguyên
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra của giai đoạn này là
- Yêu cầu về tài nguyên hoạt động
- Cấu trúc phân chia tài nguyên
- Cập nhật tài liệu dự án
LƯU Ý : Tất cả các hoạt động được thực hiện cho đến nay (xác định các hoạt động + các hoạt động theo trình tự + Ước tính các nguồn lực của hoạt động) sẽ giúp ích trong "Lập lịch biểu".
Ước tính thời lượng hoạt động
Ước tính Thời lượng Hoạt động là quá trình ước tính số khoảng thời gian làm việc (tuần / tháng) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cá nhân với các nguồn lực ước tính. Bước này xác định thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ riêng lẻ.
Bạn không thể tính toán thời lượng hoạt động mà không tính toán nỗ lực làm việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quá trình ước tính nên được thực hiện theo thứ tự này
- Ước tính nỗ lực làm việc trước
- Tiếp theo là ước tính các nguồn lực
- Tiếp theo là Ước tính thời gian của nhiệm vụ
Để ước tính thời lượng hoạt động, bạn cần đầu vào
- Danh sách hoạt động
- Thuộc tính hoạt động
- Lịch tài nguyên
- Tuyên bố phạm vi dự án
- Nội dung quy trình tổ chức
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Trong khi có hai đầu ra chính
- Ước tính thời lượng hoạt động
- Ước tính thời lượng hoạt động-cập nhật tài liệu dự án
Kỹ thuật này còn được gọi là ước lượng PERT (Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Dự án).
Phát triển kế hoạch
Phát triển lịch trình là quá trình phân tích trình tự hoạt động, yêu cầu tài nguyên, thời lượng và các ràng buộc về lịch trình để tạo ra mô hình lịch trình của dự án. Để lập lịch cho từng nhiệm vụ, ba yếu tố chính được xem xét
- Thời lượng
- Sự phụ thuộc của nhiệm vụ
- Ràng buộc
Dự án sử dụng các yếu tố này sẽ tính toán ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.
Một phần mềm lập lịch có thể được sử dụng để tạo một lịch trình. Nó tạo ra một mô hình lịch trình với các ngày đã lên kế hoạch để hoàn thành các hoạt động của dự án.
Đầu vào của công cụ này bao gồm
- Lập kế hoạch quản lý
- Danh sách hoạt động
- Thuộc tính hoạt động
- Lịch trình dự án-sơ đồ mạng
- Yêu cầu về tài nguyên hoạt động
- Lịch tài nguyên
- Ước tính thời lượng hoạt động
- Tuyên bố phạm vi dự án
- Đăng ký rủi ro
- Phân công nhân viên dự án
- Cấu trúc phân chia tài nguyên
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra từ điều này sẽ là
- Lịch trình dự án
- Sơ đồ mạng dự án
- Biểu đồ Gantt hoặc Biểu đồ thanh
- Biểu đồ cột mốc
- Lập lịch trình cơ sở
- Dữ liệu đã lên lịch
- Cập nhật tài liệu dự án
Kiểm soát lịch trình
Giai đoạn cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch là Kiểm soát lịch trình. Đây là quá trình theo dõi trạng thái của các hoạt động dự án để cập nhật quy trình dự án và quản lý các thay đổi đối với đường cơ sở lịch trình.
Nếu các thay đổi được yêu cầu đối với lịch trình, chúng phải trải qua quá trình kiểm soát thay đổi. Lịch trình cần được quản lý hoặc kiểm soát bởi người quản lý một cách chủ động.
Có bốn đầu ra chính của quy trình lập lịch kiểm soát
- Kế hoạch quản lý dự án
- Lập lịch trình cơ sở
- Lập kế hoạch quản lý
- Tiến độ dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Nội dung quy trình tổ chức
Có năm đầu ra của lịch trình kiểm soát
- Quản lý hiệu suất công việc
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Giai đoạn thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Quá trình này liên quan đến việc quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, phối hợp với con người và nguồn lực, cũng như thực hiện các hoạt động khác liên quan đến các sản phẩm dự án được giao.
Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu tái cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.
Trực tiếp và Quản lý Thực thi Dự án
Giai đoạn này tiêu tốn hầu hết chi phí, thời gian và nguồn lực của dự án vì đây là quá trình tạo ra các sản phẩm dự án.
Có bốn đầu vào để Trực tiếp và Quản lý Thực thi Dự án
- Kế hoạch quản lý dự án
- Yêu cầu thay đổi được chấp thuận
- EEF (Yếu tố môi trường doanh nghiệp)
- OPA (Tài sản quy trình tổ chức)
Trong khi có năm đầu ra
- Giao hàng tận nơi
- Dữ liệu hiệu suất công việc
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch Quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Trong giai đoạn này, đánh giá của chuyên gia, các cuộc họp và báo cáo KPI (Các Chỉ số Hiệu suất Chính) là quan trọng hàng đầu.
Thực hiện đảm bảo chất lượng
Thực hiện Đảm bảo chất lượng là quá trình đánh giá các yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm soát chất lượng. Đây là quá trình ghi lại và theo dõi kết quả của các hoạt động chất lượng để đánh giá việc thực hiện. Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như biểu đồ kiểm soát, phân tích chi phí - lợi ích, lưu lượng, biểu đồ chạy, biểu đồ phân tán, kiểm tra và đánh giá, v.v. cho quá trình này.
Đầu vào chính cho việc này là
- Kế hoạch quản lý dự án
- Chỉ số chất lượng
- Các phép đo kiểm soát chất lượng
- Thông tin hiệu suất công việc
Trong khi, đầu ra của điều này là
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
Tiếp thu nhóm dự án
Trong giai đoạn thực hiện, việc tiếp thu nhóm dự án diễn ra, điều này là do nhiều khả năng sẽ yêu cầu các cá nhân có bộ kỹ năng khác nhau trong quá trình này.
Có ba yếu tố đầu vào chính để có được nhóm dự án
- Vai trò và trách nhiệm
- Sơ đồ tổ chức dự án
- Kế hoạch quản lý nhân sự
Trong khi có ba đầu ra
- Phân công nhân viên dự án
- Lịch tài nguyên
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Phát triển nhóm dự án
Phần lớn các quy trình nhân sự liên quan đến quá trình thực thi, phát triển nhóm dự án cũng là một phần của nó. Mục đích chính của việc phát triển nhóm dự án là cải thiện hiệu suất tổng thể của các thành viên trong nhóm. Giai đoạn này phải bắt đầu sớm trong dự án.
Các yếu tố đầu vào trong nhóm phát triển dự án bao gồm
- Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
- Phân công nhân viên dự án
- Lịch tài nguyên
Đầu ra của quá trình này bao gồm
- Đánh giá hiệu suất của nhóm
- Cập nhật EEFs
Quản lý nhóm dự án
Quản lý nhóm dự án là một trong những phần quan trọng của quản lý dự án. Đây là lĩnh vực phức tạp nhất của quản lý dự án vì nhiều khi các nhà quản lý sẽ không tiếp xúc trực tiếp với các thành viên trong nhóm, trong tình huống đó, việc phân tích hiệu suất của họ và quyết định mức thù lao trở nên khó khăn.
Có năm đầu vào để quản lý quy trình của nhóm dự án
- Phân công nhân viên dự án
- Đánh giá hiệu suất của nhóm
- Báo cáo hiệu suất
- Kế hoạch quản lý dự án
- Nội dung quy trình tổ chức
Có bốn đầu ra chính
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
- Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Quản lý thông tin liên lạc
Trong số ba thuộc tính giao tiếp, một thuộc tính nằm trong quá trình thực thi. Trong chương trình quản lý giao tiếp, có ba khía cạnh giao tiếp chính cần theo dõi.
- Các thành viên trong nhóm dự án cho người quản lý dự án
- Người quản lý dự án đến người quản lý chương trình
- Quản lý chương trình cho các bên liên quan hoặc các nhà tài trợ khác
Đầu vào của việc quản lý thông tin liên lạc bao gồm
- Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Báo cáo kết quả công việc
- EEF
- OPA
Đầu ra của giai đoạn này sẽ là
- Truyền thông dự án
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật OPA
Tiến hành mua sắm
Trong giai đoạn này, có hai vai trò chính tham gia là người mua và người bán. Trong quá trình mua sắm, các hoạt động liên quan là
- Phát hành gói thầu cho người bán tiềm năng
- Tổ chức hội nghị nhà thầu
- Đánh giá các đề xuất của người bán tiềm năng
- Chọn các đề xuất người bán chiến thắng
Đầu ra của quá trình mua sắm bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Tiến hành các tài liệu mua sắm
- Tiêu chí lựa chọn nguồn
- Danh sách người bán đủ điều kiện
- Đề xuất của người bán
- Tài liệu dự án
- Đưa ra hoặc quyết định mua
- Thỏa thuận đối tác (thỏa thuận hợp tác)
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi, bạn sẽ có sáu đầu ra
- Người bán được chọn
- Trao hợp đồng mua sắm
- Lịch tài nguyên
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Quản lý sự tham gia của các bên liên quan
Giai đoạn này bao gồm chủ động quản lý các bên liên quan trong suốt dự án. Để tránh dự án bị trì hoãn bất ngờ hoặc bỏ dở dự án giữa chừng, kỳ vọng của các bên liên quan được xác định và nhanh chóng giải quyết.
Có năm đầu vào để quản lý quy trình của các bên liên quan
- Đăng ký các bên liên quan
- Chiến lược quản lý các bên liên quan
- Kế hoạch quản lý dự án
- Nhật ký sự cố
- Thay đổi nhật ký
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra của quá trình này bao gồm
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Đánh giá giai đoạn dự án
Vào cuối giai đoạn thực hiện, việc xem xét giai đoạn dự án được thực hiện. Nó giúp bạn ghi lại các hoạt động sau
- Ghi lại kết quả đánh giá quản lý dự án của bạn
- Thông báo cho nhà tài trợ về tiến độ của dự án
- Xác định bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề nào ảnh hưởng đến dự án
- Cho thấy có thể cung cấp cho các bên liên quan được sản xuất trong dự án
- Tìm kiếm sự chấp thuận để tiến hành giai đoạn tiếp theo
Giám sát và Kiểm soát Dự án & Giai đoạn Kết thúc
Sau giai đoạn thực hiện, để kiểm tra dự án đang đi đúng hướng, giai đoạn giám sát và kiểm soát sẽ hoạt động. Trong giai đoạn này, các thay đổi và đánh giá khác nhau để nâng cao hiệu suất của dự án đã được thực hiện.
Theo dõi và kiểm soát công việc của dự án
Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi, xem xét và điều tiết tiến độ để đáp ứng mục tiêu của dự án. Nó cũng đảm bảo rằng các sản phẩm được phân phối theo kế hoạch quản lý dự án. Trọng tâm chính của bước này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ quan điểm của kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa thích hợp.
Các yếu tố đầu vào cho giai đoạn này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Báo cáo hiệu suất
- Dự báo chi phí
- Lên lịch dự báo
- Xác thực các thay đổi
- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi đầu ra bao gồm
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp
Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án. Trong giai đoạn này, tác động của bất kỳ thay đổi nào được đánh giá đối với dự án. Nếu một thay đổi trong giai đoạn này xảy ra ở bất kỳ phần nào của dự án, thì toàn bộ dự án sẽ được đánh giá. Tốt hơn là nên thực hiện các thay đổi ở giai đoạn đầu của dự án, vì khi dự án tiến triển, chi phí thực hiện các thay đổi cũng tăng lên.
Đầu vào của giai đoạn này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Báo cáo kết quả công việc
- Thay đổi yêu cầu
- EEF
- OPA
Trong khi kết quả đầu ra là
- Yêu cầu thay đổi được chấp thuận
- Thay đổi nhật ký
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Xác thực phạm vi
Phạm vi xác thực bao gồm việc xác minh xem các sản phẩm được phân phối có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của khách hàng hay không. Việc kiểm tra bên ngoài với khách hàng hoặc các bên liên quan là một phần của Quản lý phạm vi xác thực.
Các đầu vào cho phạm vi xác thực bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Yêu cầu
- Tài liệu
- Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc
- Các sản phẩm đã được xác minh
- Dữ liệu hiệu suất công việc
Trong khi đầu ra của xác thực phạm vi bao gồm
- Các mặt hàng được chấp nhận
- Thay đổi yêu cầu
- Thông tin hiệu suất công việc
- Cập nhật tài liệu dự án
Phạm vi kiểm soát
Phạm vi kiểm soát đảm bảo rằng đó là công việc duy nhất được xác định là nằm trong phạm vi được giao. Kết quả thực tế được so sánh với đường cơ sở phạm vi và đảm bảo rằng tất cả phạm vi đã được phê duyệt trên thực tế đang được phân phối.
Các yếu tố đầu vào để kiểm soát quá trình phạm vi bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Tài liệu yêu cầu
- Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc
- Nội dung quy trình tổ chức
Trong khi đầu ra bao gồm
- Đo lường hiệu suất công việc
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Kiểm soát lịch trình
Quá trình Kiểm soát lịch trình giúp bạn theo nhiều cách. Nó giúp bạn nắm bắt trạng thái lịch biểu hiện tại, xác định phương sai so với đường cơ sở của lịch biểu, hiểu bản chất của phương sai và phản hồi bằng cách thực hiện hành động thích hợp.
Nếu cần có những thay đổi đối với lịch trình thì chúng phải trải qua quá trình kiểm soát thay đổi, thay đổi phải được đánh giá lại và chỉ sau đó nó mới được sử dụng để cập nhật đường cơ sở của lịch trình.
Có bốn đầu vào chính cho lịch trình kiểm soát
- Kế hoạch quản lý dự án
- Lập lịch trình cơ sở
- Lập kế hoạch quản lý
- Tiến độ dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Nội dung quy trình tổ chức
Đầu ra bao gồm
- Đo lường hiệu suất công việc
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
Kiểm soát chi phí
Chi phí kiểm soát là so sánh chi phí cơ sở cho mỗi sản phẩm có thể phân phối với chi phí thực tế. Đường cơ sở chi phí chỉ nên thay đổi theo yêu cầu thay đổi đã trải qua quá trình Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp. Kiểm soát chi phí đảm bảo rằng dự án của bạn nằm trong giới hạn tài trợ.
Các yếu tố đầu vào cho Chi phí kiểm soát bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Yêu cầu tài trợ dự án
- Thông tin hiệu suất công việc
- Kiểm soát chi phí Tài sản quy trình tổ chức
Đầu ra cho điều này bao gồm
- Giá trị kiếm được đo lường hiệu suất công việc
- Dự báo ngân sách giá trị kiếm được trong chi phí kiểm soát
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật nội dung quy trình tổ chức
Kiểm soát chất lượng
Chất lượng kiểm soát đảm bảo rằng dự án và sản phẩm được chuyển giao với kế hoạch quản lý chất lượng. Nó đảm bảo rằng liệu công việc có được thực hiện một cách chính xác hay không. Đầu ra chính của chất lượng kiểm soát là Kế hoạch quản lý chất lượng. Trong khi các thông tin hữu ích khác là
- Lưu đồ hiện tại
- Các giới hạn kiểm soát và thông số kỹ thuật trên và dưới có trong biểu đồ kiểm soát
- Thông tin được tham chiếu như tiêu chí mẫu, số lượng lấy mẫu, phép đo và lấy mẫu thay đổi
- Đo lường chất lượng - nó là một phép đo tiêu chuẩn để đáp ứng các yêu cầu chất lượng
- Nó đảm bảo rằng các bước thích hợp đang được tuân thủ để tuân thủ các khía cạnh như quy trình, chính sách hoặc quy định
Có bốn đầu ra chính từ quá trình thực hiện kiểm soát chất lượng:
- Kiểm soát thay đổi tích hợp
- Yêu cầu thay đổi được chấp thuận
- Yêu cầu thay đổi được chấp thuận xem xét
- Các thay đổi đã được xác thực
Kiểm soát thông tin liên lạc
Truyền thông kiểm soát đảm bảo rằng thông tin phù hợp đến được với bên liên quan. Thông tin giao tiếp kiểm soát bao gồm đầu vào, công cụ và kỹ thuật và đầu ra thuộc về quá trình này.
Giao tiếp điều khiển có thể ở bất kỳ định dạng nào, nó có thể
- Dữ liệu xu hướng
- Thông tin được lập bảng
- Đường cong chữ S
- Các định dạng bảng điều khiển
- Sử dụng biểu đồ
Trong quá trình giao tiếp kiểm soát, thông tin công việc được lấy từ nhiều quá trình khác và báo cáo kết quả hoạt động được sử dụng làm đầu vào cho các quá trình giám sát và quản lý khác nhau. Các sản phẩm chính được cung cấp từ quá trình giao tiếp kiểm soát là hồ sơ hoạt động.
Kiểm soát rủi ro
Trong suốt chu kỳ dự án, phân tích rủi ro là một quá trình liên tục. Điều quan trọng là bạn phải liên tục phân tích, xác định và ứng phó với rủi ro. Các hoạt động bao gồm trong rủi ro kiểm soát là
- Theo dõi rủi ro hiện có
- Giám sát rủi ro tồn đọng
- Xác định rủi ro mới
- Thực hiện các kế hoạch ứng phó rủi ro
- Liên tục đánh giá quá trình rủi ro
Đầu vào cho rủi ro kiểm soát là
- Đăng ký rủi ro
- Thông tin hiệu suất công việc
- Báo cáo hiệu suất
- Phân tích dự trữ
- Kiểm toán rủi ro
Đầu ra cho rủi ro kiểm soát là
- Cập nhật sổ đăng ký rủi ro
- Kế hoạch quản lý rủi ro
Kiểm soát mua sắm
Trong số bốn kế hoạch mua sắm, quy trình mua sắm thứ ba nằm trong nhóm quy trình Giám sát & Thực thi. Giai đoạn này liên quan đến việc giám sát hoạt động của nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của hợp đồng đang được đáp ứng.
Quá trình mua sắm kiểm soát liên quan đến việc xác minh
- Cho dù hàng hóa hoặc dịch vụ đang được giao
- Cho dù nó được giao đúng thời gian
- Hóa đơn được tính có đúng với số lượng hay không
- Tất cả các điều kiện của hợp đồng có được đáp ứng hay không
- Liệu mối quan hệ giữa người mua hoặc người bán có được quản lý đúng cách hay không
Đầu vào chính cho quá trình mua sắm là
- Kế hoạch quản lý dự án
- Hồ sơ mua sắm
- Các thỏa thuận
- Yêu cầu thay đổi được chấp thuận
- Báo cáo kết quả công việc
- Dữ liệu hiệu suất công việc
Đầu ra cho mua sắm là
- Thông tin hiệu suất công việc
- Thay đổi yêu cầu
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Cập nhật tài liệu dự án
- Cập nhật OPA
Kiểm soát Quản lý các bên liên quan
Nhiều dự án vấp phải sự quản lý của các bên liên quan. Nếu các bên liên quan được quản lý đúng cách, sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn cho dự án. Trong quá trình này, chúng tôi theo dõi mức độ tham gia hiện tại của các bên liên quan và thực hiện các hành động phù hợp.
Đầu vào và đầu ra cho tất cả các hoạt động này bao gồm
| Đầu vào | Đầu ra |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kết thúc- Giai đoạn
Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc đóng cửa có kiểm soát của dự án khi kết thúc. Trong một dự án, có ba hoạt động kết thúc đang diễn ra
- Đóng cửa sản phẩm- Yêu cầu khách hàng chấp nhận các sản phẩm cuối cùng, nếu dự án là bên ngoài
- Kết thúc dự án- Điều này bao gồm việc chính thức đóng các thủ tục hành chính, cập nhật tài liệu dự án và lưu trữ các cơ sở dữ liệu & tài liệu đó
- Đóng tài nguyên của dự án- Đóng tài chính của dự án, các nguồn lực được giao cho dự án phải được trả lại
Các yếu tố đầu vào cho quá trình này bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Các sản phẩm được chấp nhận
- OPA
Đầu ra của quá trình này bao gồm
- Chuyển đổi đầu ra, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng
- Cập nhật OPA
Đóng các đấu thầu
Đối với mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển dự án - lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát & kết thúc có một quy trình mua sắm. Việc mua sắm cuối cùng được thực hiện theo hợp đồng giữa người bán và người mua.
Các hoạt động kết thúc và giao hàng bao gồm:
- Đánh giá hiệu suất dự án bao gồm quản lý rủi ro và các vấn đề
- Cập nhật kế hoạch quản lý dự án để phản ánh kết quả thực tế
- Báo cáo cuối cùng được phân phối cho các bên liên quan thích hợp
Đầu vào để kết thúc mua sắm bao gồm
- Kế hoạch quản lý dự án
- Hồ sơ mua sắm
Trong khi đầu ra bao gồm
- Mua sắm kín
- Cập nhật OPA
Quản lý dự án Đạo đức của quy tắc và ứng xử
Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu đạo đức quản lý dự án về quy tắc và ứng xử đề cập đến các khía cạnh hành vi khác nhau của con người, chẳng hạn như
- Nhiệm vụ
- Sự tôn trọng
- Công bằng
- Trung thực
- Năng lực văn hóa
Quy tắc này được thực hành để tạo ra sự tự tin và mang lại một khung hành vi chung cho người quản lý dự án.
Tóm lược:
Giai đoạn bắt đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Nó xác định những gì dự án sẽ hoàn thành trong thời gian thích hợp.
Giai đoạn bắt đầu chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính
- Xây dựng Điều lệ Dự án
- Xác định các bên liên quan
Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án cũng hữu ích trong các nhóm quy trình khác của quản lý dự án như quy trình lập kế hoạch.
Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi cũng như mục tiêu của dự án. Nó liên quan đến việc tạo một tập hợp các kế hoạch hướng dẫn bạn qua các giai đoạn thực hiện và kết thúc của dự án.
Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Đây là giai đoạn dài nhất của vòng đời dự án và tiêu thụ năng lượng và tài nguyên tối đa. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.
Nhiệm vụ chính trong giai đoạn thực hiện là
- Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
- Trực tiếp và Quản lý Thực thi Dự án
- Thực hiện các bài tập nhiệm vụ
- Tiến hành các cuộc họp tình trạng tiến độ, v.v.
Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu tái cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án.
Giám sát và kiểm soát giai đoạn đảm bảo rằng các sản phẩm được giao theo kế hoạch quản lý dự án trước khi kết thúc giai đoạn.
Trọng tâm chính của giai đoạn này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ quan điểm của kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa trước bất kỳ kết quả bất ngờ nào.
Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc đóng cửa có kiểm soát của dự án khi kết thúc.