Quản lý phạm vi dự án: Hướng dẫn PMP

Một quy trình Quản lý theo phạm vi xác định công việc nào được yêu cầu phải thực hiện và đảm bảo rằng dự án chỉ bao gồm công việc đó để hoàn thành dự án.

Tại sao nhà quản lý cần Quản lý phạm vi dự án

Nếu không xác định phạm vi dự án, không thể ước tính được thời gian hoặc chi phí mà dự án sẽ thực hiện
Quản lý phạm vi xây dựng các quy trình kiểm soát để giải quyết các yếu tố có thể thay đổi dự án trong vòng đời dự án
Nó giúp tránh những thách thức mà một dự án có thể gặp phải với mọi phạm vi ngày càng tăng và danh sách yêu cầu ngỗ ngược.

Giai đoạn này bao gồm cả hai-

Quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi sản phẩm

Quy trình quản lý phạm vi dự án bao gồm các hoạt động sau.

Quá trình	Nhóm dự án	Các điểm chính có thể giao được
Kế hoạch quản lý phạm vi	Lập kế hoạch
Thu thập yêu cầu	Lập kế hoạch	Tài liệu cần thiết
Định nghĩa phạm vi	Lập kế hoạch	Tuyên bố phạm vi dự án
Tạo WBS	Lập kế hoạch	Thư mục WBS, WBS
Xác thực phạm vi	Giám sát và kiểm soát	Chấp nhận giao hàng
Phạm vi kiểm soát	Giám sát và kiểm soát	Thay đổi yêu cầu

Chúng ta sẽ thấy tất cả quá trình này từng bước dưới đây: -

Kế hoạch quản lý phạm vi

Kế hoạch Quản lý phạm vi sẽ xác định phạm vi sẽ được xác định, xác nhận và kiểm soát như thế nào.

Đầu vào chính	Công cụ và Kỹ thuật	Đầu ra chính
Tuyên bố Phạm vi Dự án Sơ bộ
Điều lệ dự án	Các cuộc họp	Các kế hoạch quản lý yêu cầu
Kế hoạch quản lý dự án	Lời giải của chuyên gia	Kế hoạch quản lý phạm vi
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Tài sản quy trình tổ chức

Thu thập yêu cầu

Trong quá trình này, các nhà quản lý sử dụng các kỹ thuật và công cụ khác nhau để thu thập các yêu cầu của dự án từ các bên liên quan. Giai đoạn này rất quan trọng và nếu được thực hiện chính xác thì khả năng xảy ra sai sót trong quá trình dự án là rất ít.

Đầu vào chính	Công cụ và Kỹ thuật	Đầu ra chính
Điều lệ dự án	Phỏng vấn	Tài liệu yêu cầu
Đăng ký các bên liên quan	Các nhóm tập trung	Kế hoạch quản lý yêu cầu
	Kỹ thuật sáng tạo nhóm	Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc
	Hội thảo tạo điều kiện
	khảo sát và câu hỏi
	Nguyên mẫu
	Quan sát
	Các kỹ thuật ra quyết định nhóm

Xác định quy trình phạm vi

Quá trình này chỉ ra rõ ràng dự án phải tiến triển như thế nào và dự án không thể làm gì. Trong quá trình này, đảm bảo rằng dự án vẫn đi đúng hướng bằng cách xem xét các tài liệu hỗ trợ. Phạm vi kết quả sau đó sẽ đề cập đến các yêu cầu và kỳ vọng của bên liên quan.

Đầu vào chính	Công cụ và Kỹ thuật	Đầu ra chính
Điều lệ dự án	Đánh giá của chuyên gia	Tuyên bố phạm vi dự án
Tài liệu yêu cầu	Phân tích sản phẩm	Cập nhật tài liệu dự án
Tài sản quy trình tổ chức	Nhận dạng thay thế
	Hội thảo tạo điều kiện

Tạo WBS (Cấu trúc phân chia công việc)

WBS cho phép người quản lý dự án và nhóm của anh ta chia nhỏ dự án cấp cao được giao thành các đơn vị công việc nhỏ hơn, có thể quản lý được gọi là gói công việc.

Đầu vào chính	Công cụ và Kỹ thuật	Đầu ra chính
Tuyên bố phạm vi dự án	Sự phân hủy	WBS
Tài liệu yêu cầu		Từ điển WBS
Tài sản quy trình tổ chức		Đường cơ sở phạm vi
		Cập nhật tài liệu dự án

Xác thực phạm vi

Quy trình xác nhận phạm vi liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng. Đó là khi khách hàng chính thức chấp nhận tất cả các sản phẩm của dự án. Vào cuối mỗi giai đoạn, quá trình này xảy ra. Trong quá trình này, khách hàng đưa ra phản hồi của họ về công việc đã được thực hiện.

Đầu vào chính	Công cụ và Kỹ thuật	Đầu ra chính
Tuyên bố phạm vi dự án	Kiểm tra	Chấp nhận giao hàng
Kế hoạch quản lý dự án		Thay đổi yêu cầu
Ma trận xác định nguồn gốc yêu cầu		Cập nhật tài liệu dự án
Các phân phối đã được xác thực

Kiểm soát phạm vi

Quá trình hoặc giai đoạn này liên quan đến việc giám sát tình trạng dự án và quản lý các thay đổi trong phạm vi. Ngoài ra, nó cũng liên quan đến việc đánh giá các yêu cầu bổ sung của khách hàng hoặc chủ động xem xét phạm vi dự án.

Đầu vào chính	Công cụ và Kỹ thuật	Đầu ra chính
Kế hoạch quản lý dự án	Phân tích phương sai	Đo lường hiệu suất công việc
Tài liệu yêu cầu		Thay đổi yêu cầu
Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc
Nội dung quy trình tổ chức
Thông tin hiệu suất công việc		Cập nhật tài liệu dự án

Những điểm chính cần nhớ đối với Quản lý phạm vi

Để tránh vượt chi phí và trượt kế hoạch, phạm vi cần phải đầy đủ và chính xác.
Phạm vi cần được xác định rõ ràng để tránh những công việc không cần thiết và nhầm lẫn
Tài liệu về phạm vi nên được chia sẻ với tất cả các bên liên quan để tránh sai sót trong thiết kế và yêu cầu
Thực tiễn tốt cho Quản lý phạm vi là tài liệu phạm vi phải không thay đổi trong suốt thời gian của dự án

Tóm tắt :

Quản lý phạm vi được sử dụng để xác định cách thức quản lý phần còn lại của các quy trình lập kế hoạch phạm vi.

Khía cạnh quan trọng của giai đoạn này