Có nhiều loại thư từ tiêu chuẩn khác nhau có sẵn như bản in hóa đơn, bảng sao kê tài khoản, v.v. Cũng có thể tạo các loại thư từ tùy chỉnh.
Thư từ có thể được tạo tại thời điểm xử lý giao dịch kinh doanh cụ thể hoặc ở giai đoạn sau cho các bài đăng giao dịch đã được tạo.
Thư từ có thể được gửi đến khách hàng / nhà cung cấp ở nhiều định dạng khác nhau như email và fax. Thư từ về cơ bản là những lá thư, v.v. được gửi từ SAP đến nhà cung cấp / khách hàng, v.v.
Thư từ có thể được tạo riêng lẻ hoặc tập thể, đặc biệt hoặc thông qua công việc hàng loạt tự động.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học-
- Các loại thư từ
- Cấu hình thư từ
- Tạo thư từ
- In thư từ
- Thư từ qua Email
Các loại thư từ
Sau đây là danh sách ví dụ về các loại thư từ tiêu chuẩn khác nhau, có thể được sao chép để tạo một biểu mẫu, chương trình tùy chỉnh cụ thể, v.v.
| Loại thư từ | Mô tả Thư từ | Chương trình in | Dữ liệu bắt buộc | Mẫu tập lệnh SAP tiêu chuẩn mẫu |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Thông báo thanh toán | RFKORD00 | Số văn bản | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Báo cáo tài khoản | RFKORD10 | Số và ngày tài khoản | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bảng kê chi phí hối phiếu | RFKORD20 | Số văn bản | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Tài liệu nội bộ | RFKORD30 | Số văn bản | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Các chữ cái riêng lẻ | RFKORD40 | Số tài khoản | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Trích yếu tài liệu | RFKORD50 | Số văn bản | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Tuyên bố của khách hàng | RFKORD11 | Số và ngày của khách hàng | F140_CUS_STAT_01 |
Cấu hình thư từ
Cấu hình Thư từ trong SAP có thể được thực hiện theo các bước sau bên dưới
Bước 1) Xác định loại thư từ
Đường dẫn: - SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản Phải thu và Tài khoản Phải trả> Tài khoản Khách hàng> Mục hàng> Thư tín> Thực hiện và Kiểm tra Cài đặt cho Thư tín> Xác định Loại Thư tín
Mã giao dịch: - OB77
Tại đây có nhiều loại thư từ tiêu chuẩn SAP khác nhau. Bạn cũng có thể tạo các loại thư từ tùy chỉnh của mình. Bạn có thể chỉ định rằng dữ liệu nào cần thiết để tạo thư từ, ví dụ: đối với bảng sao kê tài khoản, bạn có thể chỉ định rằng chính khách hàng / nhà cung cấp là cần thiết cho bảng sao kê. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các tham số ngày và văn bản xuất hiện để chọn ngày.
Bước 2) Chỉ định chương trình cho loại thư
Đường dẫn: -SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản phải thu và Tài khoản phải trả> Tài khoản khách hàng> Mục hàng> Thư tín> Thực hiện và kiểm tra cài đặt cho thư tín> Chỉ định chương trình cho các loại thư từ
Mã giao dịch: - OB78
Ở đây bạn cần liên kết chương trình tạo thư từ với kiểu thư từ. Bạn cũng có thể chỉ định các chương trình khác nhau cho các mã công ty khác nhau. (Ngoài ra, bạn có thể chỉ định biến thể mặc định tại đây để chương trình thực thi. Bạn có thể tạo biến thể như vậy từ giao dịch SE38 / SA38 cho chương trình.)
Bạn cũng có thể tạo chương trình tùy chỉnh của riêng mình dưới dạng bản sao của chương trình chuẩn và có thể thực hiện các thay đổi phù hợp để đáp ứng bất kỳ nhu cầu cụ thể nào của khách hàng.
Bước 3) Xác định chức năng gọi lên cho loại thư từ
Đường dẫn: -SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản phải thu và Tài khoản phải trả> Tài khoản khách hàng> Mục hàng> Thư tín> Thực hiện và kiểm tra cài đặt cho thư tín> Xác định chức năng gọi lên
Mã giao dịch: - OB79
Ở đây, bạn cần xác định rằng tại thời điểm nào bạn có thể tạo loại thư tín cụ thể. Bạn cũng có thể chỉ định một cài đặt khác cho các mã công ty khác nhau. Các tùy chọn khác nhau có sẵn là: -
- Tại thời điểm nhập tài liệu (ví dụ: FB50, FB60, v.v.)
- Tại thời điểm đăng thanh toán (ví dụ: F-28, F-26, v.v.)
- Tại thời điểm hiển thị hoặc thay đổi tài liệu (ví dụ: FB02, FB03, v.v.)
- Tại thời điểm hiển thị tài khoản (ví dụ: FBL1N, FBL5N, v.v.)
Bước 4) Gán Mẫu Thư từ cho Chương trình In Thư
Đường dẫn: -SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản phải thu và Tài khoản phải trả> Tài khoản khách hàng> Tương ứng mục hàng> Thực hiện và kiểm tra cài đặt cho thư tín> Xác định tên biểu mẫu cho bản in thư
Mã giao dịch: - OB96
Ở đây bạn cần xác định rằng định nghĩa biểu mẫu nào sẽ được sử dụng bởi chương trình in thư từ. Bạn cũng có thể chỉ định một cài đặt khác cho các mã công ty khác nhau. (Biểu mẫu SAP Script được xác định bằng giao dịch SE71 , trong đó các dữ liệu khác nhau được sắp xếp theo định dạng đầu ra để được xử lý. Biểu mẫu SAP Script này xác định bố cục trong đầu ra.)
Bạn cũng có thể sử dụng ID biểu mẫu hai chữ số, qua đó bạn có thể gọi các biểu mẫu khác nhau cho các ID biểu mẫu khác nhau trong cùng một mã công ty.
ID biểu mẫu này có thể được cung cấp trong màn hình lựa chọn của chương trình in tạo thư từ. Bạn chỉ có thể chọn một ID biểu mẫu cùng một lúc cho một loại thư từ. Bạn có thể tạo nhiều loại thư từ, kích hoạt các id biểu mẫu khác nhau.
Bước 5) Xác định Chi tiết Người gửi cho Thư từ
Đường dẫn: -SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản phải thu và Tài khoản phải trả> Tài khoản khách hàng> Mục hàng> Thư tín> Thực hiện và Kiểm tra Cài đặt cho Thư tín> Xác định Chi tiết Người gửi cho Biểu mẫu Thư tín
Mã giao dịch: - OBB1
Tại đây, bạn có thể liên kết các chi tiết cho đầu trang, chân trang, chữ ký và người gửi. Văn bản này được xác định bằng cách sử dụng SO10 giao dịch với ID văn bản như được liên kết ở trên (ví dụ: ADRS). Bạn cũng có thể chỉ định một cài đặt khác cho các mã công ty khác nhau. (Ngoài ra, bạn cũng có thể xác định biến thể người gửi gồm hai chữ số mà bạn có thể cung cấp cho các thông số lựa chọn của chương trình in. Điều này sẽ cho phép các chi tiết người gửi khác nhau trong cùng một mã công ty.)
Bước 6) Xác định các biến thể sắp xếp cho tương ứng
Đường dẫn: -SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản phải thu và Tài khoản phải trả> Tài khoản khách hàng> Mục hàng> Thư tín> Thực hiện và kiểm tra cài đặt cho thư tín> Xác định sắp xếp các biến thể cho thư tương ứng
Mã giao dịch: - O7S4
Ở đây, bạn có thể chỉ định rằng các chữ cái tương ứng sẽ được tạo theo thứ tự nào. Ví dụ: nếu bạn đang tạo bảng sao kê tài khoản cho nhiều nhà cung cấp, thì các nhà cung cấp sẽ được sắp xếp theo thứ tự này và sau đó chữ cái sẽ được tạo. Biến thể Sắp xếp này có thể được đưa ra trong màn hình lựa chọn của sự tương ứng tạo ra chương trình in.
Bước 7) Xác định các biến thể sắp xếp cho các mục hàng trong thư từ
Đường dẫn: -SPRO> Kế toán tài chính (Mới)> Tài khoản phải thu và Tài khoản phải trả> Tài khoản khách hàng> Mục hàng> Thư tín> Tạo và kiểm tra cài đặt cho thư tín> Xác định biến thể sắp xếp cho mục hàng
Mã giao dịch: - O7S6
Ở đây, bạn có thể chỉ định rằng thứ tự các mục hàng khác nhau sẽ xuất hiện trong các chữ cái tương ứng. Ví dụ: nếu một bảng sao kê tài khoản của nhà cung cấp có nhiều hóa đơn, thì các hóa đơn sẽ được sắp xếp theo thứ tự này và sau đó chữ cái sẽ được tạo.
Biến thể Sắp xếp này có thể được đưa ra trong màn hình lựa chọn của sự tương ứng tạo ra chương trình in.
Tạo thư từ
Như đã trình bày trước đó trong khi định cấu hình điểm gọi lên, thư từ có thể được tạo tại các thời điểm dưới đây: -
- Tại thời điểm nhập tài liệu (ví dụ: FB50, FB60, v.v.)
- Tại thời điểm đăng thanh toán (ví dụ: F-28, F-26, v.v.)
- Tại thời điểm hiển thị hoặc thay đổi tài liệu (ví dụ: FB02, FB03, v.v.)
- Tại thời điểm hiển thị tài khoản (ví dụ: FBL1N, FBL5N, v.v.)
Thư từ có thể được tạo cho một tài liệu cụ thể hoặc cho (các) nhà cung cấp / (các) tài khoản khách hàng. Các trang trình bày tiếp theo sẽ giải thích việc tạo ra thư từ qua các cách khác nhau và cách in ấn của nó.
Tạo thư từ (Phương pháp A): -
Thư từ có thể được tạo ra trong khi bạn tạo, thay đổi hoặc hiển thị tài liệu.
Đối với điều này, hãy chuyển đến Môi trường> Thư tín và chọn loại thư liên quan, ví dụ: xem màn hình bên dưới trong tạo hóa đơn khách hàng FB70 : -
Tương tự, bạn có thể tạo thư từ hiển thị / thay đổi tài liệu từ giao dịch, như trong FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, v.v.
Tạo thư từ (Phương pháp B)
Đối với các chứng từ kế toán hiện có, bạn có thể sử dụng mã giao dịch FB12 .
Sau khi nhập mã công ty, nó sẽ hỏi loại thư từ. Chọn Loại Thư tín và nó sẽ yêu cầu bạn nhập số tài liệu / số tài khoản. vv dựa trên cài đặt loại thư tín. Sau đó, thư từ được yêu cầu.
Tạo thư từ (Phương pháp C)
Từ giao dịch F.27, bạn có thể tạo thư từ (Báo cáo tài khoản) cho (các) nhà cung cấp / (các) khách hàng.
Ở đây "Chỉ báo trong Bản ghi chính", giá trị được cung cấp phải khớp với giá trị được đưa ra trong dữ liệu chính của khách hàng / nhà cung cấp> Mã công ty> Thư tín.
Nếu bạn chọn hộp kiểm "Yêu cầu Cá nhân", thì nếu cùng một nhà cung cấp / khách hàng có các mục hàng trong nhiều mã công ty, thì đối với mỗi mã công ty, một báo cáo riêng biệt sẽ được tạo.
In thư từ
In Thư từ (Phương pháp A): -
Sử dụng mã giao dịch F.61 để in loại thư liên quan đã được tạo. Khi thực thi, nó sẽ chỉ cần in thư từ (Nếu Email / Fax, v.v. được định cấu hình, thì đầu ra sẽ được tạo ở định dạng đó)
In Thư từ (Phương pháp B): -
Từ giao dịch F.64 , bạn có thể thấy thư tương ứng (Spool) được tạo và có thể in nó. (Sự khác biệt so với F.61 là, trong F.64, bạn cũng có thể thực hiện các thao tác khác (như xóa, xem trước bản in, v.v.) đối với yêu cầu thư từ đã được tạo.)
Spool được tạo có thể được nhìn thấy và in từ giao dịch SP02 hoặc yêu cầu System> Own Spool.
Thư từ qua Email
Duy trì địa chỉ email trong cài đặt trong khách hàng / nhà cung cấp chính> Dữ liệu chung> Tab Địa chỉ> Liên lạc và chọn phương thức liên lạc là email.
Đồng thời duy trì id email trong chính khách hàng / nhà cung cấp> Dữ liệu mã công ty> Tab Thư tín.
Sau đó, thư từ cho khách hàng / nhà cung cấp này sẽ được tạo ở định dạng email thay vì đầu ra in (Có tính đến cài đặt thoát người dùng được thực hiện để xác định phương thức giao tiếp trong lần thoát người dùng được đưa ra trong trang trình bày tiếp theo.)
(Lưu ý: Tương tự, bạn có thể thực hiện cài đặt cho đầu ra Fax bằng cách chọn giao tiếp tiêu chuẩn là FAX và duy trì số Fax.)
Bài viết này được đóng góp bởi Manisha Singh